皆さんはこんな経験ありませんか？
普段なら会社の会議室を使えばよいですが、出張先では会議のためのスペースを探す必要があります。本日は、出張先で作業スペースや会議室を確保する方法を解説します。
会議室や作業スペースといっても施設ごとに大きさや設備が異なり、必要となる施設は異なります。そこでまずはどのような場合に会議室や作業スペースが必要になるか整理します。
1つ目は、出張先でセミナーや説明会を行う場合です。小人数を対象にしたセミナーもありますが、一定規模のスペースが必要になるケースが大半です。また、参加者に対する説明のためにパワーポイントなどの資料を投影できるスクリーンや大型モニター、マイクなどが必要になります。
展示会などに参加する場合に、スタッフ用の作業用のスペースが必要になる場合があります。また、長期間になりがちな海外出張などでは、次の商談や打ち合わせに向けてチームで資料を準備したり作業スペースが必要になる場合もあります。この場合も情報共有のための大型モニターなどが必要になります。
出張時は、客先で商談することが多いですが、顧客側に会議スペースがない場合やプレゼンのための設備が整っていない場合は、営業側が商談スペースを用意する必要があります。この場合は、それほど大きなスペースは不要ですが、資料を投影するためのモニター等が必要になります。
ウェブ会議が普及した現在では、出張中も社内メンバーとの打ち合わせが入ることもあるでしょう。自分が会議に参加できる場所があれば十分なので、滞在しているホテルなどで参加する形でも問題がありませんが、日中の移動時間に会議が発生する場合は、周囲を気にせず発言することのできる場所を確保する必要があります。
社外で会議スペースを探す方法としては次のようなものがあります。
一番オーソドックスな方法が、ホテルが備える会議室を利用する方法でしょう。宿泊先からの移動もなく、作業負担が最も少ない方法です。また、機材確認や設営などに関してもホテル側がサポートしてくれるので安心して利用できます。
一方、料金は高くなりがちなので、事前に社内の予算や費用対効果を確認する必要があります。また、一定規模のホテルでないと会議室を有していないので、会議室の有無や付帯する機材について事前に確認しておきましょう。
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続いては、レンタル会議室サービスを利用する方法です。ウェブ上で全国にある施設を検索し、予約が可能なので、出張中・外出中に便利なサービスといえるでしょう。また、施設に付帯している設備なども記載されているので安心です。
なお、レンタル会議室サービスは、会議室に特化してレンタルを行っているサービスと、様々なスペースのレンタルを提供しているサービスがあります。一般的に、前者の場合は受付スタッフによるフォローがあるが割高、後者の場合は自分で手続きを行う代わりに安価という傾向があります。
会議室に特化したレンタルサービスの例
TKP貸会議室ネット（https://www.kashikaigishitsu.net/）
様々なスペースのレンタルサービスの例
スペースマーケット（https://www.spacemarket.com/）
3番目の方法としては、会議室の一室を利用する方法です。最近、ホテルではデイサービス（日中の時間帯の利用サービス）を提供している場合があります。設備等に関しては限りがありますが、チームで作業する場合や社内のWEB会議への参加などにおいては有用な選択肢といえるでしょう。
なお、デイサービスでは、ホテルが定めた利用人数を守る必要があるので気を付けましょう。
最後に紹介するのはコワーキングスペースやパーソナルブースの利用です。近年は全国各地にコワーキングスペースが設置されており、会員でなくても利用ができる施設もあります。コワーキングスペース内にはウェブ会議用のブースなども用意されています。カフェなどとは異なり、雑音も少ないため、作業も会議もはかどります。
その他の方法として、最近は駅などにパーソナルブースが提供されています。こちらは事前登録が必要ですが、一時間などのウェブ会議をする際は最適な場所といえるでしょう。
駅前のパーソナルブースの例
TELECUBE（https://telecube.jp/）
ここまで会議室が必要になるパターンと会議室のレンタル方法を整理してきましたが、両者には相性があります。最後にパターンごとの最適な会議室レンタル法を解説します。
| ホテルの会議室 | レンタル会議室サービス | ホテルの部屋 | コワーキングスペース | |
|---|---|---|---|---|
| 現地でセミナー等を開催 | 〇 | 〇 | × | × |
| チームでの作業スペースが必要 | × | 〇 | 〇 | △ |
| お客さんとの商談 | 〇 | 〇 | × | × |
| 社内とのウェブ会議 | × | × | △ | 〇 |
前述の通り、外部の人々を招いて説明などを行うのであれば、一定の設備が必要になります。それらの設備を備えているのは、ホテルの会議室か会議室を専用にしているレンタル会議室サービスとなります。なお、荷物が多い場合は移動の手間を考えてホテルの会議室がよいでしょう。
チームでの作業場所を確保する方法は様々あります。展示会の準備などを行うのであれば、荷物も多くなるのでホテルの部屋を利用するのが効果的でしょう。一方、PC作業のみということであれば、レンタルスペースサービスやコワーキングスペースの活用が視野に入るでしょう。
お客さんとの商談では印象が重要になるため、ホテルの会議室や会議室レンタルサービスを利用するのが一般的です。ただし、定期的にやり取りがあり、関係性の高いお客様であれば、スペースレンタルサービスなどを利用することも視野にいれて良いでしょう。
社内のウェブ会議を行う場合は、コワーキングスペースを活用するのがよいでしょう。短い時間のみの利用であれば駅前のパーソナルブースで十分です。一方、日中作業も行うのであれば、コワーキングスペースを１日利用するのが効率的といえます。
いかがでしたか。出張先で会議や作業のためのスペースを確保するのは非常に骨の折れる作業です。出張機会の多い方は、予めスペースレンタルサービスや駅前のパーソナルブースの会員になっておくとよいでしょう。
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