コラム

海外出張旅費規程の作成ポイント(その3)

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前回の記事では、総則に記載すべき内容について解説しました。

海外出張旅費規程の作成ポイント(その1)

海外出張旅費規程の作成ポイント(その2)

その際、お伝えしたように、規程は3つの項目によって構成されます。

総則:適用範囲や出張の定義などを規程したもの

出張手続き:出張に係る申請から報告・清算までの流れを規程したもの

出張旅費:交通費や宿泊費、日当などの規則を定めたもの

そこで本日は、出張手続きに記載すべきに内容を紹介します。

 

出張手続きに記載すべき内容

海外出張を遂行する上で必要な手続きを明確にしましょう。具体的なプロセスを時系列で記載し、それぞれに必要な事項を明記します。

出張指示

出張発生時のトラブルを避けるため、社員は、正当な理由がない限り、出張命令を拒むことができないことを明記しましょう。

出張申請

海外出張申請を行う際に、必要な記載事項を明記するとともに、誰から承認を得る必要があるのかについて明記しましょう。また、規程の料金を上回る費用が発生することが予見される場合は、それらについても事前承認が必要であることを明記しましょう。特に、航空券や宿泊料金は時期によって大きく異なるため、柔軟に規程することが望ましいと考えます。

旅費の仮払い

海外出張に要する金額は、相当な額に及ぶ場合があります。そのため、仮払いに関する記載が必要となります。

出張報告

出張後の清算において、出張者が負担した費用の妥当性を検討するうえでは、出張報告書が役立ちます。そこで、出張報告に記載すべき内容に加え、いつまでに誰に報告すべきかを明記しましょう。

旅費の清算

旅費の清算にあたり必要となる資料(領収書など)を明記します。また、出張清算の手続き期限についても、ここに記載しましょう。

 

以上が出張手続きで触れるべき内容となります。次回は出張旅費について解説します。

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