企業活動において、新規取引先の開拓や支店との連携など、出張が必要になるケースは多々あります。一方で、出張においては、移動費用や宿泊費用などが必要となり、それらの費用は相当の金額に達します。
そのため、企業のキャッシュフローを改善するという意味でも、出張経費の節約は重要な取り組みといえるでしょう。
本日は、出張経費を削減するために効果的な方法を紹介します。
一般的に出張に伴う費用を削減する方策としては、旅行予約の比較サイトなどで最も安いチケットを手に入れることを考える方が多いと思いますが、出張経費の削減方法は、その他にも様々な方法があります。
ここでは、比較サイトに頼らない、コスト削減方策について解説します。
航空券や航空券と宿泊施設をセットにしたパッケージ商品では、早割の制度があります。早割制度とは、予約日が早いほど安くなる制度です。一般的には、出発のおよそ21日前までに予約することで早割効果が期待できます。定例の会議など出張日が決まっているのであれば、積極的に活用するとよいでしょう。
早割制度は、価格面のメリットが大きい反面、キャンセル費用が高くなったり、返金がないケースもあります。そのため、早割制度の利用にあたっては、キャンセル規約をしっかりと確認するとともに、不確定要素の高い打ち合わせの場合は使用を控えるなど、工夫して活用しましょう。
先ほど紹介した航空券と宿泊施設のセット商品など、移動手段と宿泊施設をセットにしたパッケージ商品は早期予約でなくても、それぞれ個別に購入するよりも割安になる傾向にあります。
ただし、早割制度と同様に、キャンセル規約が厳しいため、使用にあたっては出張の実施の確度を考慮しましょう。
続いては、出張手当の活用です。出張においては、取引先との会食や現地での諸費用が発生することがよくあります。それらの費用は、出張者に実費として経費処理させるのではなく、出張手当として処理することで、損金算入することができるため、法人税や消費税などの節税につながります。出張頻度の多い企業では、出張手当による節税は非常に効果的なため、日当を導入しましょう。
ただし、出張手当は、出張旅費規程として整備しないと認められないため、気を付けましょう。
参考：No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い（国税庁）
続いては、出張専用のシステムを活用することによる出張経費の削減方策です。BTM（ビジネストラベルマネジメントシステム）を活用すると、経済合理性に優れた移動手段や宿泊施設が提案されます。
一方、出張者自身が手配する場合は、宿泊規程ギリギリの宿泊施設を選んだり、自分がマイルをためている航空会社を利用するために高額なフライトを選択する場合もあり、コスト高になりがちです。
フライト時間が長かったり、過ごしにくい施設など、出張者の身体的な負担を高めてしまっては元も子もありませんが、ビジネストラベルマネジメントシステム（BTM）は、あくまでも経済合理的なプランを提示するためのツールであり、出張者の身体的負荷とコストのバランスを適正化するうえで効果的な手法といえます。
ビジネストラベルマネジメントシステム（BTM）の特徴について知りたい方はこちらをご覧ください
曜日によって交通費や宿泊費は変わり、移動手段は土曜日・日曜日、宿泊施設は金曜日・土曜日が高くなります。出張経費を削減するためには、平日の火曜日から木曜日を中心に出張することをおすすめします。
近隣の都市へ出張する場合は、複数の出張をまとめて一出張として訪問することで、移動費用の削減が期待できます。
これまで出張経費の削減方法について解説してきましたが、出張費用の削減は、出張経費等の直接経費に加え、出張に伴う申請や精算に伴う従業員の業務負荷など、間接費用も見逃すことができません。
出張経費の削減に加え、出張に伴う間接コストの削減も意識しましょう。
少しの工夫で出張経費は削減できます。出張者に身体的負荷をかけずに、出張費用を削減することも可能なので、積極的に経費削減に取り組んでいきましょう。
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