日本企業のうち約90%が出張者に対して日当を支給しています。なぜ企業は、実費精算ではなく、日当による支給を活用するのでしょうか。そこには、日当を活用するメリットが背景にあります。
日当を活用すると、出張者や従業員にとってどのようなメリットがあるのでしょうか。また、日当はどのようなプロセスを経て決定していくのでしょうか。
この記事では、日当のメリットから勘定科目、平均相場について解説するとともに、前日入りした場合の有無など、様々なケースを想定したうえで日当の取り扱いについて解説します。
この章では日当の導入を検討している企業様向けに、日当の意味や支給するメリットについて整理します。日当を導入した場合、従業員の出張に対するモチベーションが向上するだけでなく、企業にとっては節税メリットがあります。まずは日当の目的と導入メリットについて解説します。
出張へ行くと、宿泊先で朝食が必要になったり、打ち合わせで急遽資料を用意するなど思わぬ出費が発生することがあります。それらを出張者本人が負担しなければならないとしたら、出張は気が重い業務になってしまいます。
そこで、会社の役員や従業員が出張のために負担した食事代や諸経費などの費用を補てんするために、日当が存在します。会社から支給する金品のことで、「出張手当」、「出張日当」、「旅費日当」などとも呼ばれます。出張規程において「出張1件あたり〇〇円」と定めることで、出張前に申請することなく、出張精算時に自動処理されることが一般的です。
企業が日当を活用するのは、従業員のモチベーションを維持するためでもありますが、会社にとってのメリットもあります。
最大のメリットは税負担の削減でしょう。出張手当の所得税は非課税となります。支給された出張手当は、給与所得には該当しないため、支給された全額を受領することができます。また、企業にとっても実費弁償と考えられる出張手当は、通常の経費と同じように損金算入することができるため、法人税や消費税などの節税につながります。
税負担の軽減の他にも事務処理に係る業務負荷の軽減などもあり、出張の多い企業にとって日当は不可欠と言えるでしょう。
日当の導入を設定したら、次に考えるのは日当金額ではないでしょうか。日当の設定方法に明確なルールはないため、自社において従業員が納得する合理的なプロセスを経て決定してくことになります。この章では、日当の設定方法と平均相場を解説します。
出張手当の相場はいくら？出張時の日当相場と設定方法を解説（2023年更新）
日当を支給すると決めた場合、合理的なプロセスを経て日当の金額を設定していきましょう。金額は一律で設定する必要はなく、役職・等級や宿泊エリアによって設定することが可能です。加えて、日当の対象範囲も設定する必要があります。例えば、宿泊出張の朝食代を日当に含める場合は、出張者は「朝食なしのプラン」を設定するよう指示しなければなりません。
設定した日当は、自社の出張旅費規程に反映させる必要があります。反映しないと節税効果を得ることができません。その上で従業員に対して、出張時の日当について通知・説明を行いましょう。
企業が日当を検討する上で最も注目を集めるのが、日当の金額をいくらにすべきかという点です。日当の金額を設定するうえでは、出張手当の相場を参考にするのが良いでしょう。産労総合研究所が定期的に出張手当の相場を調査しているので参考にするとよいでしょう。
なお、日当の区分としては、以下の点に注目しましょう。
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日当の運用がはじまったら、正しく会計処理しましょう。出張は基本的には旅費交通費として処理しますが、出張先での会食などは別の費目を利用する場合があります。また、税区分についても正しく設定しましょう。
出張手当は、企業の職務を遂行することを目的に支給される金品となり、交通費や宿泊費と同様に、その旅行に必要なものとして扱われます。以上により、出張手当は、「非課税」と処理することが可能です。残業手当や住宅手当は課税となるため、その他の手当と区分が異なるので注意が必要です。
出張手当（日当）の勘定科目は、基本的には「旅費交通費」として処理します。旅費交通費は、出張に伴う交通費や宿泊費、その他の出張に関連する費用を処理するために使用されます。日当も出張に必要なものである費用を負担するものであることから「旅費交通費」となります。
ただし、出張先で取引先と会食をする機会もあるでしょう。同様に取引先にお土産を持参する場合などもあるかもしれません。この場合の勘定科目は、旅費交通費ではなく、「交際費」として計上します。
ここまで日当の基本的な取り扱いを整理してきましたが、実際に運用してみると例外的な事象が発生することもあります。その最たるものが休日の取り扱いです。例えば、海外出張では、出張の間に土日を挟むケースがあります。その他にも近年では、ブリージャーと呼ばれる出張に休暇を組み合わせるケースも見られます。
上記のような場合の日当の取り扱いについては、ケースバイケースとなりますが、ここでは発生頻度の高い事象に着目して解説します。
一つ目のケースは、長期出張における日当の取り扱いです。出張が長期間になると、生活に必要な雑費が少なくなっていく傾向にあります。この場合、日当の金額を短期出張と同額にすべきかという議論があります。一般的には、日当・宿泊費を20～30%削減する会社が多いようです。
その他にも出張における前泊の取り扱いや土日を挟む出張における日当の取り扱いについて整理しておきましょう。
出張中の休日は日当対象？長期出張は日当減額できる？出張と日当の関係を解説
近年増えているのが、出張時に休暇を組み込むパターンです。長い時間をかけて移動した出張したのだから、出張先の観光地や食事を楽しみたいと思う気持ちも理解できます。従業員のモチベーション維持の観点から出張先での休暇を認めるケースが増えてきています。こうした取り組みはブリージャーと言われますが、その間の日当や移動費用はどのように取り扱うべきでしょうか。
こうした取り組みは今後も増えていく傾向にあるので予め整理しておくとよいでしょう。
この記事では、日当のメリットから決定方法・平均相場について説明しました。また、運用開始後の会計処理や例外時の対応方法についても解説しました。日当は正しく運用すれば、業務コスト軽減、節税メリットを創出することができます。出張者にとってモチベーション向上につながるようなルール設定を行いましょう。
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