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「出張者の安全管理」の重要性
2020.09.03

本コラムでは、ビジネストラベルマネジメントの特徴・効果や導入プロセスに関してシリーズ化してお届けしています。前回は、トラベルマネジャーがトラベルデータを活用して国内出張経費を削減する活動に関してお話ししました。

今回は、海外出張者の安全管理に関して具体例を交えてお届けいたします。

安全管理は安眠マクラ

「ビジネストラベルマネジメントを強化したら、週末も安心して眠れるようになりました」
ある企業の人事総務部長のコメントです。
苦い思い出も、 お話していただけました。数年前の週末、金曜の夜。会社の海外関係先のある都市での有事発生をテレビの報道で知りました。ほどなく、上司から電話
「テレビ見たか?出張者はいるのか?」
残念ながら、情報がなく答えられません。どのように調べれば良いのかもわかりません。

とりあえず、出張者のいそうな部署の管理職に電話で問い合わせ(不在者も多く、なかなか連絡がつきません)、出張を依頼している旅行代理店(3社)に問い合わせ(無理、休みだ、連絡がつくのは明日、1社は週末休み)。幸いなことに、出張者はいなかったことが月曜日に判明、大事には至りませんでしたが、はらはらドキドキの週末でした。

この週末の反省から、安全管理を強化した今、海外出張者の位置情報は”一発検索”可能。24時間、どこからでも簡単に把握できます。このシステムには、出張者の連絡先も登録されており、出張者に直接メールで連絡することも出来るようになりました。あの悪夢の週末とは、隔世の感があります。

安全管理は、トラベル・プログラムの策定から

安全管理の面では、海外で利用するホテルの選定プロセスも変えました。
以前のホテルの選定は、出張者任せ。会社は、出張規定上一定のガイド値を定めただけ、おそらく数年来見直したこともない。コストを優先した結果、出張者が怪しげな地域に宿泊していたとしても会社は気づかない。
残念ながら、マネジメントが出来ていない状況でした。

これを変えたのが、「海外出張者の位置情報把握」を担当したトラベルマネジャー。自身の海外出張経験が豊富だったことも功奏し、ホテルに関するマネジメントが改善されました。ホテルの選定基準に「安全評価」が追加されました。これは、立地条件・ホテルの資本関係(ある特定の地域では、外資系のホテルほどテロに狙われやすい)・ホテル内の安全基準(ロビーへのアクセス、エレベーターのシステム、監視カメラ、他)などを基に評価が行われます。

同時に、出張者の利便性を考え、訪問先への距離や公共交通機関・タクシーへのアクセス状況、英語の通じやすさ、食事のチョイスの豊富さ等々を考慮し、複数のホテルを選定。トラベルマネジャーはその利用実績を把握、出張者からのフィードバックも加え、そのデータを活用しながらホテルとの交渉を実施、改善のPDCAに努めています。

出張前、最新の安全情報へのアクセスを可能に

トラベルマネジャーにとって、出張者が渡航先の安全情報に簡便にアクセスできる仕組みを整えることも大事な役割になります。治安の急激な悪化、過激なデモ、ストライキに関する情報、自然災害の発生状況、感染症に関する情報、テロ発生のリスク高まりに関する情報、凶悪・重大犯罪の増加に関する情報などが主たるものになります。

旅ナカのケアも忘れずに

渡航先の安全の急激な変化は常に気になるものです。しかしながら、旅ナカでは出張者自身が様々な情報にアクセスするのは非常に難しいのが現実です。予約しているフライトの運行状況も含め、最新の情報が出張者に届けられ仕組みを用意することが大事になります。

今回は、トラベルマネジャーが安全管理に関してどの様な取り組みをしているかをお話ししました。次回は、ウィズコロナ時代の出張管理に関してお届けいたします。


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