本コラムは、出張管理システム（BTM）に関するコラムの第2弾です。
今回は、出張管理システム（BTM）が備える機能や導入前後による違いについて解説します。
出張管理システム（BTM）では出張に関わるさまざまな業務の効率化・最適化を行います。一般的には次のような機能が備わっています。
出張管理システム（BTM）では、システム内で航空券やホテルの予約が可能になっています。手配の方法に関しては、①電話・メール、②オンラインブッキングが一般的ですが、近年はチャットなどを用いた手配が可能なサービスもあります。
出張管理システム（BTM）では、出張者の手配データを一元的に管理することが可能です。手配データには次の情報が含まれています。
ガバナンス強化は、出張管理システム（BTM）が強みとする特徴の１つです。代表的な機能は、承認機能です。承認機能を活用することによって、出張手配を行う前に手配内容を確認することが容易になります。
また、出張規程遵守を支援する機能も多くの出張管理システム（BTM）が備えています。多くの企業は出張規程において、航空券や宿泊施設の利用に関する制限を設けており、出張管理システム（BTM）は、それらの規則を遵守しているか否かを判定できる仕組みが備わっています。中には、オンラインブッキングツールに旅費に関する規程を読み込ませ、その規程内の航空券や宿泊施設のみを表示させる機能を有したBTMもあります。
続いては、安全管理機能です。特に海外出張においては、出張者の安全管理は企業が果たす重大な役割の一つです。出張管理システム（BTM）では、出張者の手配内容が確認できるため、どのフライト・ホテルを利用しているかが容易に確認できます。
また、近年はGoogleマップなどと連携させることで、出張者の現在所在地が視覚的にわかる機能を有している出張管理システム（BTM）もあります。
前述の機能が活用できるようになると、企業の出張は下記の３点でメリットを受けます。
出張手配が各自によってバラバラに行われている、あるいは、非デジタルな手法によって行われている場合、出張費用に関するデータを収集することは難しく、結果として、費用の分析が行われてきませんでした。
しかし、BTMを導入した場合は、それらのデータが手配とともに収集・整理されるため、企業はいつでも分析を行うことができます。その結果、出張費の傾向分析や削減への改善案を検討することが可能です。
出張管理システム（BTM）の最大のメリットの１つが間接コストの低減です。紙による出張申請や出張規程との整合や出張者の安全確保のためのデータ収集は、非常に多くの事務コストを生み出しており、ビジネストラベルマネジメントシステム（BTM）が業務を自動化することにより、間接コストの大幅な削減が期待できます。
最後は、出張者の安全性の向上です。社員が滞在するエリアで何かしらの問題が発生した場合は、迅速な情報把握と連絡が不可欠です。ビジネストラベルマネジメントシステム（BTM）の導入は、滞在する出張者の特定や緊急的な連絡を可能にします。
| Bofore | After | |
|---|---|---|
| 出張費用の収集 | 自社内でデータを収集し、分析用に成形する必要あり。 | 自動的に収集可能。また、データも事前に成形されている。 |
| 出張規程遵守チェック | 経理部門等のスタッフが出張申請を一つずつ目視でチェック。 | 規程外の出張申請が可視化されるため、目視によるチェックは不要。 |
| 安全管理 | 社内スタッフが出張者の申請内容をもとに出張者の搭乗フライトや利用宿泊施設をリスト化する必要がある。 特定地域で緊急事態が発生した場合は、出張申請のファイルから該当者を探す必要あり。 | 出張者の搭乗フライトや利用宿泊施設をリスト化されており、フィルタをかけて検索することが可能。 |
出張管理システム（BTM）の導入は、人を中心とした出張手配からデータを中心とした出張手配のプロセス構築の足がかりとなり、出張に関する直接コストと間接コストの削減が期待できます。
次回は、出張管理システム（BTM）の導入プロセスについて解説します。
主要な出張管理システムを知りたい方はこちらをご覧ください。
出張管理システム(BTM)の比較13選。サービス比較表や選定シートも掲載。
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ボーダー株式会社 代表取締役
日本総合研究所にて、官公庁系のコンサルティングに従事した後、カリフォルニア大学ロサンゼルス校（以下、UCLA）にMBA留学。14年8月、ボーダー株式会社を創業。