新型コロナウイルス禍における出張管理システムの活用方法

本コラムは、BTMに関するコラムの第6弾です。

今回は、出張管理システム（BTM）及びトラベルテクノロジーが新型コロナウイルスの影響下における出張をどのように支援するかについて解説します。

新型コロナウイルスによって変わる出張時の確認事項

新型コロナウイルスの感染が拡大したことによって、渡航国の出入国審査やフライト、宿泊施設における各種規則に変更がありました。主たる変更点は以下の通りです。

渡航先の基準

従来、入国に当たっては、有効期間を満たしたパスポートやビザなどが必要でしたが、コロナ禍においては、上記に加えて下記のような書類が必要になるケースがあります。

• ワクチン接種を証明する書類
• PCR検査による新型コロナ非感染を証明する書類
• 医療機関による渡航者の健康を証明する書類
  ※必要書類は渡航する国によって異なるため確認が必要です。

また、国によって入国後に一定期間の隔離が必要となることがあります。

航空券の基準

新型コロナウイルスの影響が大きくなって以降、フライトの利用に関しても様々な変更がありました。

• 航空券のキャンセル・変更等のルール：航空会社の欠航が増えており、航空券の有効期限や変更のルールが緩和される傾向にあります。
• 搭乗までのプロセス：チェックイン時の検査や機内でのPPE(個人防護具）の着用などが求められるケースがあります。
• 搭乗中の基準：洗面所の利用やフライトアテンダントとのコンタクト方法に制限が与えられるケースがあります。

宿泊施設の基準

ホテルにおいても、チェックインの時間帯や付帯施設の使用禁止（例：フィットネスルームの使用禁止）、施設内レストランの利用制限、ルームサービスの禁止などを掲げている施設が多数あります。
そしてこれらの情報は、オンラインの予約サイトでは確認することができない場合があります。

コロナ禍における出張関連のテクノロジーの対応

上述の通り、コロナ禍での出張にあたってはチェックすべき項目が増えました。これらの情報を確認するには、渡航国の大使館、航空会社、宿泊施設等のウェブサイトを見る必要がありますが、多大な労力を要します。一方、首長管理システム（BTM）を中心としたトラベルテクノロジーを活用することで省力化することが期待できます。

各国の入国情報の表示

現在、ビジネストラベルマネジメントシステム（BTM）では渡航先に関する情報を整理し、出張者に提供する取組が進められています。将来的には、渡航先を選択すると、必要な書類や確認すべき情報の掲載箇所を提示してくれるようになるでしょう。

フライト・宿泊施設のフィルタリング

フライトに関しては、航空会社が提供するモバイルアプリから必要な情報を随時取得することができます。ビジネストラベルマネジメントシステム（BTM）の中には、航空会社との情報を連携させているシステムもあります。

出張者の位置情報管理

出張管理システム（BTM）が提供するその他の有能な機能としては、旅行者の位置情報のトラッキングが挙げられます。システム内で顧客情報を管理しているため、フライト情報であれば、搭乗航空会社・航空機・利用している空港の情報が取得可能です。また宿泊施設であれば、ホテル名・住所を取得することができます。
また、GPSを活用している場合は、出張者の正確な位置情報をリアルタイムで取得することも可能です。
更には、それらの情報をリスク管理会社と共有することで緊急時の物理的なサポートを受けることができます。

新型コロナウイルスにより出張には様々な制限が加えられましたが、テクノロジーを活用することでその負荷を軽減することができます。そして、テクノロジーを搭載した出張管理システム（BTM）によって、より安全かつ効率的な出張を実現が期待できます。

ウィズコロナ時代の業務渡航の在り方と出張管理

主要な出張管理システムを知りたい方はこちらをご覧ください。

出張管理システム(BTM)の比較13選。サービス比較表や選定シートも掲載。