多くの企業では、100km以上の移動を伴う業務を出張と定義しています。そして、出張で最もよく利用される移動手段が新幹線ではないでしょうか。
新幹線を予約する方法は、みどりの窓口で購入したり、オンラインで予約したりと様々な方法があります。それらの数ある予約方法の一つが新幹線パックの活用です。
一方で、新幹線パックをどこで購入するのか、どうやってチケットを取得するのかなど、出張者でも新幹線パックの利用方法をご存じない方も多いと思います。そこで、本日は、新幹線パックの特徴や購入方法、チケットの取得方法について解説します。
新幹線パックとは、往復の新幹線とホテルをセットで購入するプランを指します。一般的に新幹線とホテルを別々に購入するよりも安くなります。新幹線パックは、レジャーでの旅行のみならず、出張時にも利用することが可能です。
新幹線はどうやって予約するのが便利どんなチケットならお得にゲット？
新幹線パックは、旅行会社が取り扱う旅行商品です。そのため、新幹線パックは、旅行会社を通じて購入することになります。具体的には、旅行会社の店舗窓口やオンラインショップを利用して購入します。
新幹線パックの利用に制限はなく、出張でももちろん活用できます。ただし、多くの旅行会社では、レジャーを目的としてパックを提供していることが多いため、レジャー向きのホテルとのセットプランが多いかもしれません。
そんな時におススメなのが、新幹線出張パックです。新幹線出張パックでは、ビジネスでの利用を前提としているため、主要駅に近いホテルとのセットプランを販売しています。通常の新幹線パックの予約サイトだとホテルを探すのが大変ですが、新幹線出張パックであれば出張にあったホテルが直ぐに探せます。
新幹線出張パックの例
https://www.tabix.co.jp/domestic/special/jr/business/index.html
支払い方法は、クレジットカード、銀行振込、現金による方法が一般的です。なお、オンラインで購入した場合は、クレジットカードによる支払いが必須となる場合もあるため、注意が必要です。
新幹線出張パックでネット予約したチケットは、自宅・会社など指定した場所へ宅配されます。事前に座席指定された往復分の新幹線チケットが届くため、当日はきっぷを購入する必要はありません。
また、最近は、駅の自動発券機での受取が可能な場合もあります。オンラインで予約した際に、受取番号が提供されるので、駅の自動発券機で受取番号を入力することで新幹線チケットが取得できます。
領収書は、JRやホテルではなく、新幹線出張パックを提供している旅行会社が発行します。オンラインで予約した場合、領収書に関する案内があるので、そのページを通じて領収書の発行を依頼しましょう。
一般的に新幹線出張パックは、新幹線とホテルを個別に購入するよりも料金が安くなります。次のデータは、ボーダー社が利用可能な新幹線パックにおいて、東京-新大阪間の新幹線指定席と新大阪駅周辺のホテルを対象に、①新幹線（切符）＋ホテル（公式サイト予約）と、②新幹線（EX予約）＋ホテル（公式サイト予約）、③新幹線出張パックで料金を比較した場合です。
結果を見ると、③新幹線出張パックは、①新幹線（切符）＋ホテル（公式サイト予約）・②新幹線（EX予約）＋ホテル（公式サイト予約）と比較して、それぞれ約15%、10%安くなる結果になりました。大阪までの往復新幹線（指定席）と一般的なビジネスホテルを組み合わせると、3万5千円～4万円程度するので、かなりのコスト削減効果が期待できます。
新幹線パックは料金が変動するため、常時、価格差がでるわけではありませんが、一定の効果があることは間違いなく、出張費削減のための魅力的な手段と言えるでしょう。
宿泊を伴う出張の場合、新幹線と宿泊施設はそれぞれ異なるサイトで予約、購入することが一般的です。この場合、二つのユーザーアカウントを作成し、決済も二回行う必要があります。
一方、新幹線パックを利用する場合は、一つのサイトで新幹線と宿泊施設が予約でき、決済も完了するため、出張準備に係る負担を軽減することが可能です。
企業が旅行会社に新幹線の手配を依頼する場合、新幹線チケットは、郵送で配送されることが一般的です。そのため、急な出張が発生した場合に、チケットの受取が間に合わないといった問題が発生します。
しかし、新幹線パックの場合は、駅の自動発券機で新幹線チケットを発券することができるため、直前の利用にも対応することが可能です。
前述の通り、新幹線出張パックは、個別に購入するよりも料金が安くなりますが、取消においては、旅行会社が提示する取消料を支払う必要があります。出張パックの取消料は、「出発の一週間前から取消料の総額50％」などと直前になると高くなる傾向があります。一方、個別に購入している場合は、新幹線・ホテルともに「出発前はYY円」など、時期によって料金が変わらないことが一般的です。
出張では予定が変更することも多いため、予約時には取消料もしっかり把握しておきましょう。
一般的に新幹線のチケットは一回まで無料で変更が可能です。対して、新幹線パックの多くの場合、変更を認めていません。そのため、出張の日程に変更が生じた場合は、出張パックの予約を一旦取消、新たに予約を行う必要があります。
多くの企業では出張において旅費規程を設けています。旅費規程では、宿泊施設の上限額が定められているケースが多いですが、新幹線パックではセット価格のみとなるため、予約したプランが出張旅費規程を満たしているかを確認することができません。そのため、社内において、パッケージプランを活用した場合のルールを定めておく必要があります。
前述の通り、新幹線出張パックの支払い方法は、クレジットカード、銀行振込、現金がほとんどです。とりわけ、オンラインサイトで新幹線パックを予約した場合は、クレジットカードでの予約が求められるケースが多いため、出張者による立替が発生します。そのため、出張の多い従業員にとっては、金銭的負担が大きくなる傾向にあります。
ボーダー社が提供する出張手配・管理ツール「BORDER」では、ご利用の企業様に対し、新幹線出張パックの予約ページを提供しています。
当サイトで予約した新幹線と宿泊施設の料金は、請求書による支払いが可能なため、出張者による費用の立替も発生しません。
また、BORDERでは、新幹線出張パックに加え、新幹線切符の郵送にも対応しているため、状況に応じて使い分けることが可能です。
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