ホテルの法人契約・コーポレート契約を活用すると、出張費用の削減はもちろん、出張管理や特典の享受も期待できるため、出張の多い企業にとっては有効な選択肢と言えます。この記事では、ホテルとのコーポレート契約の概要やメリット、ホテルの選び方について解説します。
企業とホテル間で契約を結ぶことを法人契約またはコーポレート契約と言います。契約を締結し、法人会員となった企業の従業員がホテルを利用する場合、チェックアウトの時間延長など様々な特典を受けることができるようになります。特典としては、例えば以下のようなものがあります。
企業がホテルと法人契約を結んだ場合のメリットとしては以下が挙げられます。
法人契約を行った場合、どのサイトで予約するよりも最安値を保証してくれます（ベストレート補償）。また、一般的に、年間の宿泊数に応じて、宿泊費用の割引が適用されます。そのため、高頻度でホテルを利用した場合は、相応のコスト削減効果が期待できます。
個人で予約し宿泊費を立て替える場合は、各出張者による出張精算が必要になります。対して、ホテルへの宿泊費の支払いは、月締めでまとめて支払うのが一般的です。そのため、出張者による出張精算の手間が減るだけでなく、会計部門のバックチェックも減らせるため出張精算業務に係る工数を大幅に削減することが可能です。
上述のように、出張者が個々人で手配した場合、出張者の利用情報を集約することは非常に難しくなります。その結果、来期の出張費用の予算策定に負担が生じたり、適正な宿泊相場の設定が難しくなるといったデメリットがあります。法人契約を行った場合は、年間の利用実績を共有してくれるのでそういった課題を解決することができます。
企業に対して、法人契約サービスを提供しているのは、全国展開しているビジネスホテルになります。ここでは、法人契約サービスを提供している代表的なビジネスホテルを紹介します。ホテル名にはリンクがついているので、興味のあるホテルがあれば、公式サイトにてご確認ください。
| ホテル名 | 施設数 | 特典 | 支払い方法 |
| 東横INN | 国内外あわせて合計350以上の店舗を有する。 | 宿泊費5%OFFアーリーチェックイン | カード〇請求書〇 |
| ルートインホテルズ | 北海道から沖縄まで約300施設を展開。 | 最安値補償 | カード〇請求書〇 |
| アパホテル | 全国250ホテル以上が利用可能で法人会員の家族や関係者、福利厚生などでも利用可能。 | 法人特別価格（直サイトの3%OFF）が利用可能。 | カード〇請求書× |
| 相鉄フレッサイン | 駅近くにある40の相鉄系列ホテルの法人契約。 | 法人特別価格が利用可能。 | カード〇請求書× |
| ダイワロイネットホテルズ | 全国約70の施設を展開。 | 法人特別価格が利用可能。 | カード〇請求書× |
| ワシントンホテル | 全国18の施設を展開。 | 法人特別価格が利用可能。 | カード〇請求書〇 |
ビジネスホテルとの法人契約には様々なメリットがありますが、契約には手間を要するため、メリットを活かせるか事前に確認しましょう。ここではホテルと法人契約する場合の選定ポイントを解説します。
出張においては施設の充実度に加え、アクセスの良さが重要になってきます。駅や訪問先までの距離が遠いと出張者の負担は増します。特に得意先やグループ会社・支店など訪問頻度の高い出張先では、出張者も訪問先の近くのホテルに宿泊したいと考えるでしょう。自社がよく出張するエリアに契約先のビジネスホテルがあるかは必ず確認しましょう。
ホテルのコーポレート契約にあたっては最低宿泊件数（金額）等が設定されているケースがあります。また、それらの件数が設定されていなくても、一定以上の宿泊がないと割引が適用されない場合があります。そのため、本当に利用する可能性が高いホテルのみ契約するように心がけましょう。
出張管理において出張費削減と同程度に重要なのが出張業務の効率化です。ビジネスホテルとコーポレート契約をした場合に、請求書支払いを認めているケースとクレジットカードのみ可能なケースがあります。クレジットカードが可能な場合は、出張者による立替負担は軽減されません。また、法人契約しているホテルとそうでないホテルで支払い方法が異なると従業員が混乱する可能性があります。企業の出張フローに鑑みて、最適な出張経費精算フローが組めるかは事前に確認しておくとよいでしょう。
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いかがでしたか？ビジネスホテルとの法人契約には、様々なメリットがあります。一方で、全ての出張に契約先のホテルを使うことはできないので、それ以外のホテル（及び予約方法）との併用が必要になります。コスト削減・業務効率化の観点から最適なホテル手配方法を選択していきましょう。
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