会社役員は、企業の中で最も出張が多い役職の一つです。支店への訪問、重要顧客との商談、先進事例や展示会の視察、所属している協会のイベント参加、投資家向けの説明など様々な目的により出張が発生します。
役員は、日中、会議などにより多忙なため、数多くの出張の手配をする時間を確保するのは難しいでしょう。その結果、スケジュールを把握する秘書や総務担当者が手配することが一般的です。しかし、秘書や総務担当者が抱える業務は多岐にわたり、出張手配は負荷の高い業務として、皆が頭を抱えているのが現状です。
そこで、本コラムでは、秘書や総務担当者による出張の代理手配の課題を整理したうえで、代理手配で気を付けるべきポイントや効率的な手配方法を解説します。
役員出張における代理手配の流れはそれぞれですが、基本的な流れは以下の通りです。
まずは役員にスケジュールを確認し、旅程表を作成しましょう。旅程表の作成にあたっては、移動手段や宿泊施設だけでなく、打ち合わせや会食の予定も記載しておきましょう。
出張で必要になる手配物をリストアップしましょう。航空券や宿泊施設はもちろんのこと、送迎手配の必要性も確認しましょう。また、入国する国によってはビザが必要になる場合もあるので入国要件もチェックしましょう。
上記で必要となった手配物について、候補となりうる航空券や宿泊施設をピックアップします。手配物のピックアップは自身で行ってもいいですが、旅行会社の専門家に依頼した方が効率的でしょう。
リストアップした航空券や宿泊施設を整理したうえで、出張する役員に提示し、選択してもらいましょう。航空会社のアライアンスなどに好みがあるようであれば、代理手配側で選択し、提示した内容に問題がないか確認してもらいましょう。
確定した航空券や宿泊施設を手配しましょう。なお、後述しますが、航空券や宿泊施設には変更可能・変更不可の2タイプの種類があるので、正しいタイプを選択しましょう。
役員からタクシー代など現地で立て替えた費用の領収書を受け取りましょう。
領収書をもとに出張経費精算書を作成し、経費精算を行います。
出張手配は、一般社員が自身で手配するだけでも大変です。秘書による役員の代理出張手配は、上記に加え、過密な日程の中でミスなく、行き届いた手配が必要になるため、さらに負担が大きくなります。秘書や総務担当者による代理出張手配の課題としては以下が挙げられます。
出張の手配は、間違った場合の代償が大きいため、代理で手配する秘書は慎重になります。何度もスケジュールを確認し、旅行会社と出張する役員の間に立ち、双方と密なコミュニケーションを取ることが求められます。もちろん、通常業務も行う必要があり、追加業務として出張手配が求められるため、業務負荷・心理的負荷が非常に大きくなります。
前述の通り、航空券や宿泊施設には返金可能なプランと返金不可のプランがあります。役員の出張は、出張期間中にスケジュール変更することも多々あるため、変更可能なプランが前提ですが、料金の違いもあるため適切なプランの選定が必要となります。
また、例えば、インドに出張する場合は商用ビザの取得が必要になるように、入国にあたって必要な要件があるため、入国要件をチェックする必要があります。
このように出張の手配にあたっては、手配する側にも一定の旅行関連知識が求められます。
欧米への出張の場合、時差の関係により、業務時間外に出張者からの連絡が届くこともあります。急ぎでない場合はよいですが、明日のフライトを変更してほしいというリクエストが発生した場合は、緊急の対応が求められます。そのため、代理手配を行った秘書や総務担当者は、出張期間中、業務時間外でも対応が求められる場合があります。
役員出張中、出張のことが気になりハラハラしてしまう秘書の方も少なくないのではないでしょうか？
上記のように、代理で出張を手配することは業務負荷・心的負荷が大きい業務と言えます。ここでは、効率的に代理手配するためのコツを紹介します。
出張手配は、毎日のように発生することではないため、過去にやったことがあってもプロセスを忘れてしまう場合もあります。また、新たに秘書として着任した方は知見がなく、戸惑ってしまうこともあるでしょう。それらの課題を解決するのが、出張手配のToDoリスト作成です。
先ほど出張手配の流れについて触れましたが、それぞれのステップでやるべきことをリスト化し、エクセル等のToDoリストを作成しましょう。具体的には次のような事項をリスト化していきます。
また、上記に加え、旅程表についてもテンプレートを作成しておくとよいでしょう。
手配の全てを自分で完結することは負担が大きいので馴染みの旅行会社を作っておくとよいでしょう。旅行会社に航空券や宿泊施設や送迎を依頼することで業務負荷はかなり軽減できると思います。
ただし、旅行会社とのやり取りは、時間を要する場合もあります。そこで出てきたのが出張手配管理サービスです。スピーディな出張手配に加え、現地の安全情報なども含めた出張情報の管理ができるため、近年導入する会社が増えています。
旅行会社を活用した出張手配について興味のある方はこちらをご覧ください。
出張費用の税法上の取り扱いについてはこちらをご覧ください。
No.6459 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い
いかがでしたか？
秘書や総務部門の皆さんにとって出張の代行手配は負担が大きい業務です。より効率的な出張手配を行うため、ToDoリストの整理や手配先の選定を行うことをお勧めします。
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