従業員が初めて海外出張に行くことになった場合、御社では出張者に対し適切なフォローができていますか。国内出張とは異なり、パスポートが必要になるなど準備が複雑なのが海外出張です。また、航空券の手配などもどのように行えばよいのか迷ってしまうかもしれません。この記事では、出張前から出張後まで必要になる物事について時系列で解説します。
～出張前の準備～
もくじ
出張に持っていくべきアイテムをカテゴリ別に整理しました。どれも現地でのスムーズな業務遂行に欠かせないものです。なお、各アイテムの機内持ち込み可否については、以下のリンク先で詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。
出張に持っていくべきアイテムを整理しました。どれも現地でのスムーズな業務遂行に欠かせないものです。
・パスポート（必須）
・航空券・Eチケット控え（印刷またはPDF）
・身分証明書（パスポート以外にあると安心）
・現金（日本円＋現地通貨）
・クレジットカード（海外対応のもの）
・スマートフォン
・モバイルバッテリー
・変換プラグ・変圧器
・ノートパソコン・タブレット端末
・会社の書類（業務資料・アジェンダなど）
・名刺
・緊急連絡先の控え（紙とデジタルの両方）
・スーツ・カジュアルウェア
なお、各アイテムの機内持ち込み可否については、以下のリンク先で詳しく解説していますので、あわせてご確認ください。
海外出張が決まって最初にすべきことといえば、パスポートの準備でしょう。パスポートは申請してから受領まで約一週間ほどかかります。また申請にあたっては戸籍謄本や住民票が必要となりますが、居住地と本籍が異なる場合は取得にかなりの時間を要します。それらの資料の取得も考慮したうえで余裕を持って申請を行いましょう。
なお、パスポートの申請にあたってローマ字表記が気になる方もいらっしゃると思います。パスポートにおけるローマ字表記にあたってはヘボン式を採用することになっています。いつも利用しているローマ字と異なる場合があるので注意しましょう。
有効期限が6か月未満だと入国できない国もあります。出張前に有効期限を必ず確認しましょう。
海外出張では、パスポート以外にも身分証明書を携帯することをおすすめします。運転免許証やマイナンバーカードなど、写真付きの公的身分証明書があると、現地でのホテルチェックインやレンタカー利用時に役立ちます。また、パスポートを紛失した際の身元確認にも使用できます。
パスポートの取得と同時に進めたいのが、渡航先に関する情報収集です。日本のパスポートは多くの国にビザなしで入出国することができますが、特定の国においてはビザや電子渡航手続きが必要になる場合があります。また、アフリカ等へ出張する場合は、事前の予防接種が義務付けられている場合もあります。ビザの取得や予防接種は、申請から完了まで一か月以上かかる場合も多いため、出張が確定した段階で渡航国の情報収集を開始しましょう。取得しておきたい情報としては下記の通りです。
・渡航にあたって必要となる要件
・現地での行動制限の有無
・乗継便での入国による注意点
渡航先への入国にあたりビザが必要であることが判明した場合は、速やかにビザ申請の準備をしましょう。近年は、インドなどオンラインでの申請が可能なケースが増えていますが、大使館へ訪問して申請しないといけない場合もあるので注意が必要です。また、申請が不安な場合は、ビザ取得の専門業者に依頼すると良いでしょう。
海外出張準備：ビザ（査証）の取得方法。必要な書類はなに？申請場所は？
アフリカへ渡航する場合などは予防接種が必要になることがあります。その際、ただ接種すればよいだけではなく、所定の様式に沿った接種証明書が必要になるので注意が必要です。接種証明書は一般の病院で対応してくれるケースもありますが、トラベルクリニック（海外渡航専門外来）を利用した方が書類の受け取りなどはスムーズなのでおすすめです。
なお、予防接種は一定の期間を開けて複数回接種する必要があるワクチン等もあるので気を付けましょう。
海外出張準備：予防接種の受け方やおすすめのトラベルクリニックを紹介
海外出張に欠かせないのが航空券と宿泊施設の予約です。海外航空券は、国内航空券よりも高く、取消や変更のルールも複雑なので事前に確認してから購入しましょう。また、海外フライトやホテルは高額になるケースが多いため支払い方法についても社内で確認しておきましょう。
出張といえば移動手段や宿泊施設の確保が必要です。その他にもWiFiなどの通信手段や海外旅行保険も準備しておきましょう。また、現地でレンタカーを利用する場合などは、現地ではなく出張前に予約しておくと安心でしょう。
航空券の予約が完了したら、Eチケットの控えを印刷またはスマートフォンに保存しておきましょう。オンラインチェックインを利用すれば、空港での手続き時間を短縮できます。また、手荷物の重量制限や機内持ち込み規定を事前に確認し、超過料金が発生しないよう注意が必要です。
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ホテルの予約確認書は必ず印刷して持参しましょう。チェックイン時にスムーズな手続きができるよう、予約番号や滞在期間、宿泊者名などの詳細を確認できる状態にしておくことが大切です。また、ホテルの住所や連絡先は、空港からの移動時にも必要になります。
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多くの出張者は出張先でパソコンを利用するでしょう。その際にインターネット環境が必須になります。現地のホテルやカフェにも無料のWiFiはありますが、セキュリティの観点からポケットWiFiやeSimを用意しておきましょう。
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新型コロナウイルスやテロの影響等により、海外出張時の安全管理に対する意識は高まっています。海外でトラブルに巻き込まれた場合、病院などを利用するケースがありますが、海外での医療費は高額になりがちです。海外旅行保険に入り、いざという時の対策をしておきましょう。
クレジットカードに海外旅行保険が付帯されている場合もありますが、補償内容や適用条件を事前に確認することが重要です。自動付帯か利用付帯か、補償金額は十分か、業務目的の渡航でも適用されるかなど、詳細をカード会社に問い合わせておきましょう。
なお、海外出張の頻度が多い企業においては、保険会社と企業包括契約を締結することでより柔軟な保険利用が可能になります。
法人単位の海外出張保険｜海外旅行保険企業包括契約を詳しく解説
製造事業者の方や展示会に参加される企業は機材を運ぶために、海外出張先でレンタカーを利用する場合もあるでしょう。多くの場合、空港に隣接するレンタカー会社で借りることが多いですが、オンラインで事前予約しておくと安心でしょう。なお、レンタカーの予約にあたっては必要な書類などが細かく定められているケースが多いのでしっかりとチェックしておきましょう。
出張時のレンタカー予約方法や精算方法、会計仕訳を解説します。
海外でレンタカーを利用する場合は、国際運転免許証の取得が必要です。日本の運転免許センターで申請でき、即日発行も可能ですが、余裕を持って事前に取得しておきましょう。また、渡航先によっては国際運転免許証に加えて日本の運転免許証の携帯も求められる場合があります。
レンタカー以外の移動手段を事前に調べておくことで、到着後の行動がスムーズになります。公共交通機関の路線図やチケットの購入方法、タクシーの料金体系、配車アプリの利用可否などを確認しておきましょう。
現地通貨の現金をあらかじめ日本で適量両替しておくのがおすすめです。 空港からホテルまでの交通費やチップ、小さな買い物など、クレジットカードが使えない場面に備えられます。多額の現金はリスクがあるため、必要最小限にとどめましょう。
国際ブランドのクレジットカードを複数枚持参することをおすすめします。VISAやMasterCardなど、異なるブランドのカードを用意しておけば、一つのカードが使えない場合でも安心です。また、利用前にカード会社に海外利用の旨を連絡しておくと、不正利用防止のためのカード停止を避けられます。
海外出張中に緊急事態が発生した場合に備え、重要な連絡先をリスト化しておきましょう。日本の会社、現地の取引先、宿泊先ホテル、日本領事館、保険会社などの連絡先を整理し、スマートフォンのメモ機能などを使って、インターネットがつながらない環境でも確認できるようにしておくと安心です。また、紙でも控えを用意しておくと、さらに安全性が高まります。
最後に出張に必要な持ち物を用意しましょう。持ち物は、業務で利用するものと衣服など出張中に利用する日用品に分けて整理しましょう。日用品に関しては、予め持ち物チェックリストを作成し、それらを一つ一つ用意すると漏れがなくなりおススメです。なお、薬などの常備薬も忘れないように気を付けましょう。
業務を円滑に進めるためのビジネス機器や資料の準備が不可欠です。現地で調達が困難なものや、業務に直結する重要なアイテムを中心に、忘れてはいけない必需品をご紹介します。
渡航先の電源プラグ形状や電圧を事前に調べ、対応する変換プラグや変圧器を用意しましょう。最近では、複数の国に対応したマルチタイプの変換プラグが便利です。また、USB充電ポート付きのものを選べば、複数のデバイスを同時に充電できます。
海外出張では、連絡手段としてだけでなく、地図アプリや翻訳アプリ、業務用アプリなど、スマートフォンが重要な役割を果たします。出発前に必要なアプリをダウンロードし、海外利用の設定を確認しておきましょう。また、SIMカードやeSIMの準備もおすすめです。
長時間の移動や会議が続く海外出張では、スマートフォンのバッテリー切れが致命的な問題となります。大容量のモバイルバッテリーを持参し、充電ケーブルとともに常に携帯しておくことをおすすめします。また、機内への持ち込みが必須のため、預け荷物に入れないよう注意しましょう。容量は100Wh以下が基本ルールです。事前に航空会社の規定を確認しておきましょう。
プレゼンテーション資料の確認や緊急時のメール対応など、海外出張ではノートパソコンやタブレットが必須です。これらの機器は航空会社によって機内持ち込みが義務づけられていることも多く、預け荷物には入れず必ず手荷物として持参しましょう。データのバックアップを取り、充電器やマウスなどの付属品も忘れずに。現地でのインターネット環境も事前に確認しておくと安心です。
契約書、提案書、会社案内など、業務に必要な書類は印刷して持参することをおすすめします。デジタルデータだけでなく、物理的な書類があることで、現地でのコミュニケーションがスムーズになります。また、重要な書類はコピーを取り、別々に保管しておくと安心です。
海外出張では、新しいビジネスパートナーとの出会いが多くあります。英語表記の名刺を十分な枚数用意し、名刺入れとともに持参しましょう。相手の名刺を受け取る際のマナーも、事前に調べておくことをおすすめします。
出張先での会議やプレゼンテーションに適した服装を準備しましょう。フォーマルなビジネススーツから、現地の気候に応じたカジュアルウェアまで、様々なシーンに対応できる服装を選択することが重要です。また、シワになりにくい素材の衣類を選ぶと、移動時も安心です。
長期出張の場合は、短期の出張とは異なり、渡航先に持ち込むものと現地で調達するものを分けて考えるとよいでしょう。例えば、シャンプーや化粧水などの日用品は現地で調達したほうが荷物が減らせて効率的といえるでしょう。同様に洗濯物を干すハンガーなども現地で取得してもよいかもしれません。
長期出張マニュアル：持ち物や滞在施設の選び方、期間中に気を付けることを解説
また、用意した荷物は用途に合わせて収納場所を変えるとよいでしょう。具体的には業務で使用するものは手荷物とし、日用品はグルーピングしてスーツケースにしまう方法です。なお、書類を持参する場合は、ロストラゲージ（荷物紛失）を想定し、印刷用のデジタルデータを用意しておきましょう。
～出張当日～
いよいよ出張当日です。まずは空港にある航空会社のカウンターに行きチェックインや荷物を預けましょう。チェックインに関しては、事前にオンラインで行うことで当日のバタバタを回避することができます。その後は、保安検査（セキュリティチェック）を受け、出国審査へと進みます。
海外出張当日のポイント：空港でのカウンターチェックインから出国審査までを解説
無事に荷物を預け、出国審査が終わったら、出発までしばしの休憩です。出発までの時間は、空港を散策するのもよいですし、軽食をつまものも一つの選択肢でしょう。ただし、少なからず荷物を持っていると思うので置き忘れなどには気を付けましょう。また、海外では置き引きやスリなども意識しておくと良いでしょう。
疲れを取りたい方や出発前に英気を養いたい場合はラウンジを利用するのも良いでしょう。ラウンジは会員限定の施設や有料で利用できる施設があります。施設によって付帯するサービスが異なるので事前に利用したい施設を確認しておきましょう。
～離陸前から着陸後～
長時間のフライトを快適に過ごすことは、到着後の業務パフォーマンスに直結します。機内では限られた環境の中でも、時間を有効活用し、体調管理に気を配ることが重要です。
搭乗後は、まず手荷物の整理と座席周りの環境を整えましょう。必要な書類や電子機器を手の届く場所に配置し、長時間のフライトに備えて快適性を確保することが大切です。
以下のチェックリストは、搭乗前に準備しておくべきものを整理したものですので、ぜひ参考にしてください。
・スマートフォンは機内モードに設定
・SIMカードの入れ替えやVPN接続の準備
・オフラインでも使えるよう、マップや入国情報などを事前にダウンロード
・入国カードの記入
離陸前には、すべての電子機器を機内モードに設定する必要があります。スマートフォンやタブレット、ノートパソコンなど、電波を発する機器の電源を切るか機内モードに切り替えましょう。
機内WiFiが利用可能な航空会社では、離陸後にインターネット接続が可能になります。VPN設定や現地SIMカードの入れ替え、eSIM設定などを済ませておきましょう。事前に準備と設定方法を確認しておくとよいでしょう。機内では十分な通信速度が得られない場合もあるため、重要な業務は事前に済ませておくことをおすすめします。
着陸後は機内モードを解除し、現地の通信環境に接続します。到着便の遅延情報や現地の天候、交通状況などを確認し、その後の予定に支障がないか早めにチェックしましょう。
機内で記入することが多いため、滞在先住所・連絡先は紙で控えておくと便利です。筆記用具も忘れずに。機内モードに設定すると、インターネット接続ができなくなるため、必要な情報は紙にメモするか、スクリーンショットとして保存しておきましょう。入国カードの記入時に必要な情報をオフラインでも確認できるよう準備しておくことが大切です。
また、国によっては入国カードのオンライン申請が可能な場合もあるため、渡航前に対象国の入国手続きについて確認しておくと安心です。
～出張終了後～
出張から無事に帰任したら、お世話になった取引先や現地の支社にお礼メールを打つのがスマートです。相手の記憶が薄れる前に素早くメッセージを送りましょう。メッセージの内容は相手との関係性によって異なりますが、取引先や営業訪問先であれば、次につながる案内を出しましょう。一方、現地の支店や協力会社であれば、チームワークの向上のために感謝の気持ちを伝えるとよいでしょう。
＜例文つき＞出張のお礼メールの書き方を解説。出張の挨拶で取引先と良好な関係を築こう
職場へのお土産はあくまでも任意ですが、出張の準備でお世話になった方や出張期間中、業務を引き継いでくれた同僚に対し、お土産を渡すと関係は良好になるでしょう。お土産は生ものは避け、小分けに包装されたお菓子などが無難です。お世話になった方々に声をかけて渡すのもよいですし、オフィスの一角にメッセージを添えて置くのも良いでしょう。
この記事では、出張前から出張後まで必要になる物事について順を追って解説しました。海外出張に慣れている方であればそれほど困らないかもしれませんが、初めての海外出張や頻度が少ない方にとっては海外出張は一大イベントと言えます。不慣れなエリア、不慣れな言語で生活するのは想像以上に不安が伴うため、準備を怠ることなく、万全の状態で出張に向かいましょう。
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