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出張時の新幹線手配まとめ：お得な新幹線のチケットや旅行会社への依頼方法

国内出張によく使われる交通手段としてはまず新幹線が思い浮かぶのではないでしょうか。特に東京や名古屋、大阪を網羅するJR東海を利用している出張者は多いと思います。利用回数が多い分、お得に手配したり、スムーズな予約、事務処理、乗車が出来れば嬉しいですよね。そこで本記事ではJR東海が提供しているコーポレートサービスについて解説します。

JR東海「エクスプレス予約」法人サービスとは

エクスプレス予約とは、東海道・山陽・九州新幹線の会員制ネット予約＆チケットレス乗車サービスです。個人でも利用することが可能ですが、法人単位で契約が可能な「法人サービス」も提供しています。

法人版エクスプレス予約を導入する3つのメリット

新幹線出張の透明性を高める

利用実績がオンラインで確認可能になるため、社員の不正出張を防止することが可能です。

またモデルによってはクレジットカードの付与もされるので、コーポレートカードの管理も同時に可能となります。

出張コスト・出張工数の削減

会員価格でのお得な購入による直接的な旅費削減はもちろんのことですが、コストの削減には間接的なコスト削減も大切です。

インターネット予約による切符の受け渡しにかかる工数や郵送費の削減、データ管理による効率化、一括精算による仮払いや立替精算の手続きの削減が見込めます。

出張当日の負担軽減

チケットレス乗車が可能になるため、出張の当日にみどりの窓口や券売機に並ぶ必要がありません。また出張で起こりがちな急な予定変更も発車時刻前であれば、オンラインで変更出来るので出張者の負担を減らすことが出来ます。

「スマートEX」に法人契約はない？個人版・スマートEXとの違いを比較

新幹線のネット予約サービスとして知名度の高い「スマートEX」ですが、実は法人向けの契約プランは用意されていません。スマートEXはあくまで個人利用を前提としたサービスであるため、会社として新幹線代を管理したり、会社宛ての請求書で一括精算したい場合には、スマートEXではなく「エクスプレス予約の法人サービス」を導入する必要があります。

スマートEX公式ページ

この2つのサービスの最大の違いは、運賃の割引額と経費精算の仕組みにあります。スマートEXは年会費が無料で手持ちのクレジットカードですぐに始められる手軽さがある反面、新幹線の割引額は片道あたり数百円程度と少なめに設定されています。また、精算も登録したクレジットカードに対して個別に行われるため、出張のたびに社員が運賃を立て替え、後日領収書を提出して経費精算を行うという業務がどうしても発生してしまいます。

一方で、エクスプレス予約の法人サービスを利用した場合、一年中いつでも会員限定の大きな割引価格で新幹線に乗車できるようになります。お盆や年末年始などの繁忙期であっても割引が適用されるため、出張の多い企業であれば交通費の大幅な削減が見込めます。さらに最大のメリットとして、社員が予約した新幹線の利用代金は会社へ一括で請求される仕組みになっています。これにより、社員による一時的な立替払いや経理部門での細かな確認作業がなくなり、出張に伴う経費精算の手間を劇的に減らすことが可能です。

なお、エクスプレス予約には個人向けのサービスもありますが、こちらも個人名義のクレジットカードへの請求となるため、会社全体の経理業務を効率化するという点では法人サービスに劣ります。出張コストの削減と経費管理の透明化、そして社員の業務負担軽減を同時に実現したいのであれば、スマートEXや個人版サービスではなく、エクスプレス予約の法人サービスを選ぶのが最も確実な選択と言えます。

スマートEXとエクスプレス予約（法人サービス）の違いを比較表にまとめると以下の通りです。

項目	スマートEX	エクスプレス予約 （法人サービス）
法人契約・一括管理	なし（✕）	あり（◯）
年会費	無料	プランにより異なる（有料）
新幹線の割引額	少なめ（片道数百円程度）	大きい（会員限定の割引価格）
お盆・年末年始の割引	適用なし（✕）	適用あり（◯）※一年中いつでも割引
代金の請求・精算方法	個人のクレジットカードへ都度請求（※社員の立替・領収書精算が必要）	会社へ一括請求（※立替精算・経理の確認作業が不要）
こんな企業・方におすすめ	出張頻度が少なく、手軽にネット予約だけ利用したい場合	出張コストの削減と、経費精算のペーパーレス化を実現したい企業

 

自社の規模や導入方法に合わせた5つの利用モデル

5つの法人プラン（E予約専用、ライト、ビジネスなど）

はじめにJR東海の法人サービスを利用するためには、法人として「JR東海エクスプレス・カード」へ入会する必要があります。入会には、年間の利用金額による入会基準や社員へクレジットカードの付与を認めているか否かといった社内運用に合わせた利用モデルが5つ用意されています。

プラン	E予約専用	コーポレート	提携コーポレート	E予約専用ライト	ビジネス
入会基準（年間）	500万円以上	500万円以上	300万円以上	150万円以上	なし
利用時に必要なカード	EX-ICカード	EX-ICカード クレジットカード	EX-ICカード クレジットカード	EX-ICカード	EX-ICカード クレジットカード
年会費	無料	無料	提携カード会社による	無料	1,100円/枚
駅での切符購入	×	○	○	×	○

ＪＲ東海エクスプレス・カードのカードについて（公式ページ）

【予約〜乗車】法人向けEXカードの使い方

【予約編】スマホアプリ・PCから新幹線を予約・変更する

新幹線はスマートフォン、パソコンまたはEXアプリから予約します。基本的な予約手順は以下の通りです。

①会員ページへログインする。

②メニュー画面で「予約」を選択する。

③乗車日、出発時刻（または到着時刻）、乗車駅と降車駅、利用人数を指定する。

④表示された候補の中から列車を指定する。

⑤自由席や指定席、グリーン車といった券種の選択や座席指定をする。

⑥内容を確認の上、購入する。

詳細はJR東海エクスプレス・サービスのウェブサイトで紹介されているので下記リンクにてご確認ください。

参考：予約操作方法のご案内、新幹線を予約する（EXアプリの使い方）

【乗車編】EX予約で予約した新幹線に乗車する方法

新幹線の乗車方法は、①EX予約専用ICカードのみで乗車する方法、②交通系ICカードで乗車する方法、③紙の切符を受け取って乗車する方法の3通りがあります。

参考：EX予約専用ICカードで乗車する

EX予約専用ICカードだけで乗車する方法

EX予約専用ICカードを新幹線改札機にタッチし、「EXご利用票」を受け取って入出場します。なお在来線への乗継の際には、交通系ICカードや紙の切符との併用も可能です。

普段の交通系ICカード（Suica等）と連携して乗車する方法

事前に交通系ICカードをEX予約と連携している場合、交通系ICカードで新幹線へ乗車することができます。なお紙の切符との併用も可能です。

参考：交通系ICカードの登録・変更

複数人での出張時など、紙のきっぷを発券して乗車する方法

エクスプレス予約で予約した切符を券売機やみどりの窓口で受け取って乗車します。切符の受取には、EX-ICカードまたは受取コード（QRコード・16桁の英数字）とエクスプレス予約のログインパスワードが必要です。

JR東海エクスプレス・カード（法人サービス）への入会・申し込み手順

東海道・山陽・九州新幹線の会員制ネット予約&チケットレス乗車サービス「エクスプレス予約」の利用には、専用のクレジットカードが必要です。入会の流れは次の通りです。

参考：ＪＲ東海エクスプレス・カード

公式サイトからの申し込み

ウェブサイトに入会申込の受付フォームが用意されています。必要事項を入力して連絡を待ちましょう。申し込んだモデルでの入会基準を満たしている場合、JR東海または提携クレジットカード会社から連絡が入ります。以降は与信審査等の入会に向けた案内が入るので、指示に従いましょう。

審査〜利用開始までの流れ

公式サイトや専用の申込書を通じて入会手続きを行った後は、まず提携するクレジットカード会社による所定の法人審査が行われます。この入会審査から実際にカードが発行され、会社の手元に届くまでは、おおむね2週間から1ヶ月程度の期間を要するのが一般的です。そのため、新入社員が配属される春先や、社内で大規模な出張が予定されている時期に合わせて導入したい場合は、スケジュールに十分な余裕を持たせて早めに申し込みを済ませておくことをおすすめします。

無事に審査を通過すると、会社宛てに法人用のクレジットカードや新幹線乗車用のEX-ICカード、そしてシステムにログインするための会員IDなどが郵送されてきます。ここで注意しておきたいのは、カードが届いたからといってそのまますぐに新幹線に乗れるわけではないという点です。実際に予約サービスを利用開始するためには、カードを配布された社員ひとりひとりがエクスプレス予約の専用ウェブサイトやスマートフォンアプリにアクセスし、初回登録手続きを行う必要があります。

この初回登録の画面では、セキュリティのためのパスワード変更や、予約完了通知およびログイン時のワンタイムパスワードを受け取るためのメールアドレスの設定などを行います。これらの初期設定がすべて完了すれば、その瞬間からパソコンやスマートフォンで新幹線の予約が可能となり、EX-ICカードを改札にタッチするだけでスムーズに出張へ出発できるようになります。導入直後は、社員へカードを配布する際にこの初期設定の手順もセットで案内しておくと、社内での運用がよりスムーズにスタートできるはずです。

上記に加え、EX-ICカードやクレジットカードの管理方法、企業ページの管理を誰が担当するかといった社内運用を事前に整えておきましょう。 

共有名義（部署名義）カードについて

【よくある質問】部署名義カードの発行や社員間の「共有」はできる？

エクスプレス予約の法人サービスを検討する企業担当者様から、「社員全員に専用カードを持たせるのはコストがかかるため、部署で1枚のカードを使い回したい」といったご相談をよくいただきます。この点について、まず大前提として絶対に押さえておきたいのは、「個人名義」で発行されたEXカードは、たとえ同じ会社の社員同士であっても共有（貸し借り）することは規約上できないという点です。個人名義のカードは、あくまで券面に名前が登録された本人のみが利用できるルールとなっています。

では、社員間でカードを共有してコストを抑えたい場合はどうすればよいのでしょうか。その解決策として、エクスプレス予約の一部の法人向けプラン（中小企業向けの「ビジネス」プランや「E予約専用」プランなど）では、個人名義とは別に「共有名義（部署名義）」としてEX-ICカードを発行する仕組みが用意されています。社員間でカードを共有したい場合は、必ずこの共有名義カードを発行する必要があります。

「共有名義カード」を使ってＥＸ予約サービスをもっと便利に！（公式サイト）

共有名義（部署名義）カードを利用するメリット

「共有名義（部署名義）カード」のを社内に導入する最大のメリットは、何と言っても不要な年会費コストの削減と、管理担当者の業務負担を劇的に軽くできる点にあります。

年会費の削減

まずコスト面についてですが、エクスプレス予約の法人カードは基本的に1枚発行するごとに所定の年会費が発生します。出張が月に何度も発生する営業担当者などであれば、個人名義の専用カードを発行していつでもスムーズに乗車できる環境を整えるメリットは十分にあります。しかし、年に数回しか新幹線に乗らないような社員全員にまでカードを持たせてしまうと、会社が負担する年会費ばかりが無駄に膨らんでしまいます。そこで、出張頻度の低い社員向けには「営業第一部用」「総務部用」といった部署名義の共有カードを数枚だけ作成しておき、出張の際だけ貸し出す運用に切り替えることで、会社全体で負担するカードの維持費を最小限に抑えることが可能になります。

管理担当者の業務負担の軽減

さらに見逃せないのが、人事異動や退職に伴うカード管理の手間が大幅に省けるという実務上のメリットです。個人名義のカードを全員に持たせている場合、社員が退社したり部署を異動したりする春先などのタイミングで、どうしてもカードの回収や解約、あるいは新規発行といった煩雑な事務手続きが大量に発生してしまいます。しかし、最初から「部署名義」として発行された共有カードであれば、その部署に新しく配属された社員でも手続き不要でそのまま使い始めることができます。管理者は普段のカードの貸出状況だけを把握しておけばよいため、総務や経理担当者の負担は目に見えて軽減されます。

このように、出張の多いエース社員には機動力の高い「個人名義のカード」を渡し、それ以外の社員には「共有名義のカード」を必要に応じて貸し渡すというハイブリッドな運用を行うことこそが、法人向けエクスプレス予約のメリットを最も賢く引き出すコツと言えます。

共有名義（部署名義）カードの運用方法

実際の運用としては、出張の多い社員には原則通り「個人名義」のカードを持たせつつ、たまにしか出張しない社員向けには、この「共有名義カード」を数枚だけ発行しておく形が一般的です。普段は総務部や部署の管理者が共有カードを保管しておき、出張のたびに必要な社員へ貸し出すことで、カードの発行枚数を最小限に抑えて無駄な年会費をカットできます。さらに、共有名義であれば社員の入退社や異動のたびに名義変更手続きを行う必要がないため、管理担当者の業務負担を大幅に減らせるというメリットもあります。

共有名義（部署名義）カードを利用する際の注意点

共有名義カードを社内で運用する際には、ログイン時のセキュリティ仕様に少しだけ注意が必要です。現在、システムにログインして新幹線を予約する際、登録メールアドレス宛に「ワンタイムパスワード」が送信される仕組みになっています。そのため、共有カードのアカウントには部署のメーリングリストを登録して貸出先の社員がパスワードを受け取れるようにするか、あるいはチケットの手配操作自体は管理者が代行する、といった社内ルールをあらかじめ整えておく必要があります。

まとめ

ここまでJR東海の新幹線コーポレートサービスについて解説しました。一般消費者向けのスマートEXもインターネット予約としては手軽ですが、プライベート利用と混同せざるを得ないため出張管理や精算面で課題がありました。それらをすっきりと解決できる唯一の方法がコーポレートサービスとなっています。

会社の規模や出張ルールに合わせて複数のモデルが用意されているので、自社の運用に合わせた最適な新幹線予約サービスを選択出来ることでしょう。国内出張が多い企業においては導入を検討してみてはいかがでしょうか。