出張費用の削減方法の一つにパッケージプランの活用が挙げられます。企業の皆様の中でもパッケージプランをご利用されている方々もいらっしゃるのではないでしょうか。パッケージプランを活用すると出張費用は安くなる傾向にありますが、キャンセル料金が発生するなど注意点もあります。
本日は、出張時におけるパッケージプランの活用メリットと注意点について解説します。
パッケージプラン（パッケージツアー）とは、飛行機や新幹線を利用する出張において、移動手段と宿泊施設をセットで予約するプランのことを指します。正式名称は「募集型企画旅行」と言い、旅行会社が航空券や新幹線と宿泊などを組み合わせて販売するものです。パッケージプランの申し込みをすれば手配が一気に完了します。
なお、パッケージプランに似た商品として、「ダイナミックパッケージ」がありますが、こちらはフライト、ホテルを旅行者が好きなように組み合わせて予約する商品になります。
ウェブで検索していると出張パッケージプランと明記したサービスがあります。こうしたサービスはその他の旅行用パッケージプランと何が異なるのでしょうか。
出典：旅っくす公式HP
結論から申し上げると、出張パッケージプランとその他の旅行用パッケージプランに違いはありません。
出張用と明記している理由はリストアップしているホテルの違いにあります。出張では、駅チカのビジネスホテルを利用する傾向にあり、出張パッケージプランはそれらのホテルを中心にプランを生成しています。
一方、旅行用パッケージプランは、リゾートホテルを中心にラインナップしており、出張者がよく利用するホテルが含まれていないことが一般的です。
以上のことより、出張者の皆さんは、出張パッケージプランを利用することが望ましいと言えるでしょう。
出張パッケージプランを活用した場合のメリットは以下が挙げられます。
最大の魅力は、料金が安くなる点にあります。パッケージプランでは、旅行会社が独自に有する航空料金・鉄道料金の適用が可能なため、公式サイトで航空券や新幹線を個別に購入するよりも安くなる場合があります。特に平日は安くなる傾向にあるので魅力が増します。
通常であれば、航空券や鉄道の移動手段とホテルは別々のサイトで購入する必要があります。そのため、それぞれのサイトで会員登録を行った上で決済する必要があります。加えて、社内での経費精算も別々に行う必要があります。
一方、パッケージ商品であれば、移動手段と宿泊施設がセットなので購入・経費申請ともに一回で完了します。
冒頭でお伝えしたように、パッケージプランの正式名称は「募集型企画旅行」と呼ばれ、旅行会社側に旅程管理義務（旅行中フォローする義務）が発生します。そのため、緊急時の窓口が設置されていることが一般的です。
トラブルにより出張をキャンセル・変更しなければならないときに、個別に予約を行っていれば、航空会社やホテルに直接ど電話する必要がありますが、パッケージプランであれば緊急窓口に電話するだけで解決することができます。
出張パッケージプランを活用した場合のデメリットは以下が挙げられます。
パッケージプランは基本的にプランを造成した旅行会社が指定するホテルから選択する必要があります。そのため、一般的なホテル予約サイトと比較すると利用可能なホテル数は制限されます。出張の場合は、ホテルの立地が重要になりますが、訪問先から遠いホテルしか選択できないケースなどもあり、不便を感じるかもしれません。
パッケージプランにおいては、利用にあたっての様々な制約があります。例えば、「2泊3日まで」などの宿泊日数の制限や利用可能なフライト便名の指定がある場合もあります。
希望するホテルが空いていても、利用条件に合わずにパッケージプランが使えないケースもあるので注意が必要です。
最近は、国内LCCや早割などもあるため、航空会社で直接予約しても料金が安くなる場合があります。そのため、パッケージプランによる価格メリットが発揮されず、フライトとホテルを個別に予約した方が安いケースも発生しています。
新幹線・フライトやホテルを個別に予約した場合、キャンセルポリシーはそれぞれのサービスが適用されます。例えば、新幹線であれば、二日前までは手数料の支払いでキャンセルが可能です。ホテルも前日や前々日までキャンセル料無料といったケースがあります。
一方でパッケージプランは、出発日から起算した日付によってキャンセル料が設定されています。そして、キャンセル料は個別に予約するよりも高くなる傾向にあります。
出張は日程変更なども発生しやすいため、予約した航空券やホテルをキャンセルせざる得ない状況も多々あります。その場合にパッケージプランを使うと、結果的に割高になるケースもあるため注意が必要です。
パッケージプランは、日程の変更が多い出張の場合、かえって割高になる場合もあります。一方で、費用削減の手段として有効な手段であることは間違いありません。出張の特性を踏まえ、賢く利用していきましょう。
なお、旅行会社によっては状況に応じて個別手配とパッケージプランの提案を使い分けてくれる会社もあるので相談してみるとよいでしょう。
出張手配に旅行会社を活用するメリット・デメリットを解説”>出張手配に旅行会社を活用するメリット・デメリットを解説
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