旅行にトラブルはつきものであり、出張においても例外ではありません。国内出張であれば言語の問題がないため、ある程度、ご自身でカバーすることができるかもしれませんが、海外出張時のトラブルは、出張者にとって、出張の目的に支障を与える問題になりかねません。
この記事では、出張時のトラブルとして想定される事象とその対処法について解説します。
フライトのトラブルは、予定時刻に目的地に到着できなかったり、日本へ帰国できないなど、海外出張において最も影響度の大きい事柄です。良く起こるトラブルとしては以下の通りです。
機材の不備や天候不良、航空会社のストライキなどにより発生するのが、フライトの欠航です。一般的には、事前に連絡が入りますが、直前に通知が届く場合もあるため要注意です。ただし、フライトの欠航に関しては、航空会社側の問題なので一定の優遇措置が取られることが多いです。
空港までの公共交通機関の遅延やトランジット（乗継）における各種手続きの遅れなどによって、フライトに乗り遅れる場合があります。フライトの欠航とは異なり、運航している飛行機に乗れないため交渉のハードルが上がります。
現地に無事に到着したものの、預けた荷物が届かないケースです。なお、ロストバゲージは、経由便を活用したときに良く発生します。
ロストバゲージの詳細を知りたい方はこちらをご覧ください。
海外出張トラブル対処編：ロストバゲージ（荷物紛失）にはこう対処する
無事に目的地に到着しても、ホテルが予約されていないと安心して業務を遂行することができません。治安のよい日本であれば、周辺のホテルを予約して事なきを得ますが、海外ではそうはいきません。宿泊施設にまつわるトラブルとしては以下があります。
オンラインホテル予約サイトで予約したはずなのに、フロントに行くと予約がないと言われるケースです。大抵の場合は、ホテル側の確認漏れであることが多いですが、稀に予約したサイトの不具合によりホテルが手配できていないケースがあります。
深夜便などによりホテルへの到着が遅くなった際に、ホテルに到着してみたらフロントに人がいないパターンです。最近は無人フロント対応が導入された関係で、トラブルが発生するケースが増えています。
部屋に入ってみると、お湯がでない、エアコンが効かないなど設備に不備があり、快適に過ごせないといったトラブルがあります。
オンラインホテル予約サイトで事前決済したはずなのに、ホテルで宿泊代を請求されるケースです。これもホテル側の確認不足であることが多いです。
フライトやホテル以外でもトラブルは発生します。よくあるトラブルは以下の通りです。
レンタルWiFiを起動したものの通信ができないことがあります。仕事で利用する場合には、影響力の大きいトラブルといえます。
事前に空港からホテルへの送迎を依頼していたが、空港のカウンターで会うことができない事象です。治安の悪いエリアや深夜に到着した場合は、重要なトラブルになりかねません。
前述の通り、海外出張では様々なトラブルが発生します。ここではトラブルへの対処方法について解説します。なお、トラブルの対処方法は、航空券やホテルの手配方法によっても異なります。
航空券やホテルの手配を自分で行っている場合は、原則、ご自身で解決する必要があります。ご自身で解決する場合は、次のことを意識して対応しましょう。
航空券であれ、宿泊施設であれ、何かしらのサイトで予約していると思います。トラブルが発生したときに最初にすべきことは予約サイトに連絡することです。例えば、ホテルの予約において事前決済しているにも関わらず、再度フロントで決済を求められたとしたら安易に支払わず、一度、予約サイトに確認を入れましょう。一度支払ってしまうと、その後の払戻し手続きで再度交渉が必要になる可能性があるためです。
なお、予約サイトの連絡先は、予約時に届くメールに載っていることが多いです。
予約元に連絡が出来ない場合や予約元ではどうすることもできない場合は、航空会社や宿泊施設に直接交渉する必要があります。この場合、言語の問題もあり主張することは難しいですが、主張することで状況が有利に傾くケースが多いです。
言葉で話せない場合は、Google翻訳などで事前に英文を作り、提示する方法もあります。諦めない姿勢がトラブル解決を生みます。
出張手配を旅行会社に代行依頼している場合は、まずは旅行会社に相談しましょう。相談をすると、大抵の場合、旅行会社が出張者に代わって交渉してくれます。ただし、日本時間が深夜の場合は、旅行会社の対応窓口が空いていない場合もあるので、事前に対応時間やアシスト内容を確認しておきましょう。
出張前に渡航国の情報をしっかりと把握し、起こりうるトラブルを把握しておくことで、トラブル発生時も冷静に対応することができます。なお、現地の情報は、海外邦人安全協会などで確認ができます。
海外出張でトラブルが発生した場合、大なり小なり追加の費用が発生します。こうしたリスクを回避するためにも海外旅行保険には必ず入りましょう。特に最近は現地で新型コロナウイルスに感染したことにより、予定していた日に帰国することができず、フライトの変更やホテルの宿泊延長を余儀なくされ、その結果、多大な追加コストを強いられるケースが多発しているので、出張時の海外旅行保険付保は必須といえます。
海外旅行保険の選び方について知りたい方はこちらをご覧ください。
海外出張でトラブルが発生すると、不慣れな土地ということもあり、焦ってしまうこともあると思います。そのため、困ったときに何かしらの連絡先を持っておくことをおすすめします。
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