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「トラベルデータ」の活用例
2020.07.30

本コラムでは、ビジネストラベルマネジメントの特徴・効果や導入プロセスに関してシリーズ化してお届けしています。前回は、トラベルデータを活用して海外出張経費(航空運賃)を削減する活動に関してお話しました。

今回は、トラベルマネジャーが国内出張経費(特に、宿泊費用)削減に向け、トラベルデータをどの様に活用しているのかを具体例を交えてお届けいたします。

国内出張の宿泊費がかさみやすいのはなぜ?

一般的に、企業は、経費の高額さから海外出張の航空運賃削減に関する検討・活動を優先的に行っています。

他方、国内出張に関する経費、特に宿泊代に関しましては、削減に向けての活動が十分ではないようです。その為、出張者は定められた宿泊の上限額を最大限に活用して必要以上に高額な宿泊プランを予約したり、QUOカードなどの特典付プランを好んで選択したりすることがあります。なかには、部署ぐるみでこの様な手配を容認している場合もあり、これでは経費(宿泊費)がかさむ一方です。

この種の無駄遣いの解決策は、出張者自身に、宿泊の手配状況は「見られている」という意識が働き、コスト削減に対する意識改革を促すことが考えられます。出張者がそれぞれの方法で予約をするのではなく、企業があらかじめ定めた宿泊プラン、手配ルールをシステムに登録しておき、出張者はその範囲内で宿泊手配ができるサービスやシステムを導入することが重要です。

主役は トラベルデータ

トラベルマネジャーは、「海外出張時の航空運賃削減」活動と同様に、「国内出張費用削減」検討の場面でも、様々な種類のトラベルデータを蓄積,一元管理し、様々な軸からデータを可視化、分析することで、コスト削減と出張者の利便性向上の両立を図ります。
例えば、以下のアプローチは、全ての企業において有効な検討項目になります。

(1) 宿泊上限額の見直し : 全国一律の上限額 → 都市/地域別上限額の設定

*会社推奨の宿泊プランを決定する

*会社推奨ホテルに求める基準を統一する       

(2) 出張パックの利用促進 :アラカルト手配 → パッケージ手配

*航空運賃を含む、国内出張の総経費削減を実現

*手配の効率化による間接コストの削減も実現

*出張日程の早期確定が課題

*出張者の利便性を損なわないホテル選定が重要    

(3) 早期予約( 出発日−手配日)の推奨

*出発の2週間前までの予約完了を目安とする → 出張パックの利用推進が可能

*拠点への定期訪問、国際会議出席など、出張目的の特性をより詳細に分析、早期に予定の確定ができるものは、より早期の予約手配を実践すること

(4) 金曜日・土曜日宿泊の制限

*割高となる金曜日の宿泊、土曜日の宿泊を避けることで、コスト削減と出張者のプライベートへの配慮の両立を実現

*出張目的の特性を詳細に分析、削減対象とする出張を絞ることが重要

トラベルマネジャーが会社に蓄積されているトラベルデータを活用することで、出張者に過剰な負荷をかけることなく、出張者がコアビジネスに集中することを可能にするトラベルプログラムを実現、出張関連コストの削減だけでなく、本来の出張の目的である会社利益の拡大に貢献することが可能になります。

今回は、トラベルデータを活用して国内出張経費を削減する活動に関してお話し致しました。次回は、海外出張者の安全管理に関して具体例を交えてお届けいたします。


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