本コラムでは、トラベルマネジャーの視点から出張管理システム（BTM）の特徴・効果や導入プロセスに関してシリーズ化してお届けしています。今回は2回目のコラムとなります。
前回は、出張管理システム（BTM）を活用して出張管理を変えるうえで重要な役割を担う「トラベルマネジャー」の役割とその重要性についてお話ししました。今回は、BTM導入によりもたらされた具体的な効果やトラベルマネジャーの果たす役割についてお届けいたします。
トラベルマネジャーの役割は、海外へ業務渡航する際に必要となるあらゆるプロセスを総合的に管理することです。このプロセスには、航空券や宿泊先の手配、ビザの取得、危険情報の把握・提供等々、渡航に関することの全てが含まれます。
活動の最大の目的は、出張に関わる経費を削減することにあります。また、関連する業務の見直しを推進することで、組織としてのガバナンス強化、出張者の危機管理を強化することも大きな目的になります。
一般的な出張手配プロセスでは、航空運賃や宿泊費が適正なのかの検討が十分に行われないままに、費用の見積書が社内を行き来します。出張者が懇意にしている旅行会社に手配をお願いすると、出張者の好みに配慮した内容の手配が行われ、相場より高い金額の提示にも気が付かないこともあります。また、各出張者が各人の好みのフライト、ホテルを時間をかけて選ぶことになり、それは出張費用のアップと時間の浪費につながることもあります。
その結果、例えば、同じ渡航先への出張にもかかわらず、出張者自身の好み、コスト意識の違いから、日系の航空会社を利用する人と外資系の航空会社を選ぶ人とでは、出張コストに大きな隔たりが生まれてしまうことになります。これが、日常ではないでしょうか。
こうした課題を解決するのも、トラベルマネジャーの重要な役割です。
どこの企業にも、就業規則の中に「旅費規程」が定められており、出張に関する様々な項目、例えば、出張区分、交通費、宿泊費、日当、支度金、などが、定義されています。
そこで、トラベルマネジャーは、より効果的な「旅費規程」の運用を行うため、出張手配の指針（ガイドライン）を作成することで、組織としてのより厳格な判断基準を整え、旅費規程に対する属人的な拡大解釈をふせぐことを可能にします。
例えば、航空会社の選択においては、会社のポリシーが最優先され、航空券の選択に当たっては、最大限にコスト削減に寄与する運賃を選択し、出張経路に関しても、コスト削減と出張者の利便性を考慮した上で、指針（ガイドライン）として決定されることになります。
つまり、今年は、どの航空会社をどの様に利用するのか、どの様な種類の航空券を、いつまでに購入するのかなど、非常に具体的な項目が定められることになります。
ホテルに関しても、同様の取り組みを行うことで出張経費の削減に取り組みます。
但し、これらのプログラムは、航空会社の新規路線の導入、ホテルの新規開業に加え、出張先の変化に伴い、継続的にPDCAサイクルを廻し、最適化を図る必要があります。
今回は、トラベルマネジャーの活動の第一歩をお届けいたしました。次回は、トラベルマネジャーが、出張経費削減に向け、トラベルデータをどの様に活用しているのかを具体例を交えてお届けする予定です。
第3回：出張データの活用で海外出張の費用削減と満足度向上の両立を実現
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参考：Global Business Travel Associationが提供するトラベルマネージャー育成プログラム
The Fundamentals of Business Travel Management
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ボーダー株式会社 シニアコーポレートトラベルコンサルタント
大手旅行会社に入社後、欧州日産でのトラベルマネジャーをはじめ、40年にわたり出張に係る購買、管理業務を歴任。
自身も多忙な出張者であり、出張者の安全・健康にも配慮したトラベルプログラムを策定。
現在は、ボーダー株式会社で出張管理を支援するプラットフォームの構築を目指す。