株式会社Kitahara Medical Strategies Internationalは、北原グループの一員として「医療を総合生活産業」と捉え、医療・健康・生活に関わる多様な事業を展開する企業です。国内の医療機関や企業と連携しながら、日本の医療サービスをパッケージとして海外へ展開する「医療輸出」にも注力しており、カンボジアでの救急病院運営など実績を有しています。東京都八王子市を拠点に、地域医療の高度化と社会課題の解決を目指し、国内外で革新的な医療モデルの創出に取り組まれています。今回は秘書課に所属する清水優子様に出張手配・管理の状況を伺いました。
もくじ
ーー所属先と担当されている業務について教えてください。
北原グループの中の株式会社Kitahara Medical Strategies International(以下、KMSI)の秘書課に所属し、海外出張者の手配業務を担当しています。北原グループ内の医療法人KNIから受託した事務業務の一環として、北原グループ内の出張手配も依頼されるため、出張者の所属に応じて対応を切り分けながら、当課で手配を行っています。
ーー出張者がご自身で手配されるケースもありますか？
本来は出張者自身で手配出来る体制が理想ですが、現場の出張者は忙しく、かつ今までの体制では出張者の高額立替となってしまうため、秘書課で担当しています。
ーーBORDERをご検討されたきっかけを教えてください。
以前は旅行代理店へ依頼していましたが、毎年の手数料上昇に加え、コロナ禍以降は旅行代理店の担当者も在宅勤務となり、連絡が取りづらく、手配に時間を要するようになり、手配方法の見直しの必要性を感じていました。
ーー展示会へお越しいただきましたが、BORDERを認知されていましたか？
そうですね。インターネットで複数社のサービスを調査し、各社のホームページで特徴や導入事例、メリット、デメリットを比較しながら検討を進めました。検討していく中で、BORDERへの関心が高まっていたところ、展示会（総務・人事・経理week）に出展することを知り、直に話を聞きたいと思い、訪問しました。
ーーBORDERに決めた一番の理由を教えてください。
決め手は手数料の安さと操作性の高さです。展示会では実際に操作している画面を見ることができ、直感的に予約できる点に魅力を感じました。
ーー実際にBORDERをご利用いただくまでの流れを教えてください。
社内稟議は比較的スムーズに進みました。導入検討時には沖縄事業が活発な時期と重なり、従来は個別精算していた国内航空券や新幹線も一括手配できる点も決め手の1つとなりました。
ーーどのように社内展開されましたか？
BORDERへログイン出来るメンバーは秘書課内として運用しています。操作がシンプルな点や若手のメンバーが多いこともあり、「ここからスレッド作成すると検索できるよ」「発券もできるよ」など、口頭で伝えるだけで皆さん迷うことなくスムーズに活用している印象です。簡単な社内マニュアルを用意しており、新メンバーも一緒に1件レクチャーしながら対応すると、その後は1人で対応できるくらい簡単です。
ーーご利用されていた旅行代理店とのやり取りと比較してどうですか？
以前はすべてメールでやり取りしていました。条件を大雑把にお伝えしてもいくつかプランを提案いただけるため、その点は便利でした。しかしながら、依頼メールをお送りしてから、回答まで数時間、最終的な手配完了まで２～3日かかるケースもありました。一方で、BORDER導入後は自身でも検索予約ができるため、出張者が希望したプランを即座に選べ、スムーズに発券まで進め、利便性が大きく向上しました。
ーーBORDERを導入されて良かったところを教えてください。
1つの出張に対して専用出張ページ内で完結しているため、担当者が不在でも他メンバーがスムーズに引き継げ、フォローに入りやすいという点が、非常にうまくまとまっており、優れていると感じています。従来のメール管理ではどうしても「あれ？いつメール来ていたかな？」等、雑多になってしまう部分もあり、比較すると、見やすさと検索性が大きく向上しました。また、BORDERの機能として出張規程が設定可能なことは認識していますが、社内全体のコスト管理の観点からも、引き続き当課へ集約する運用としています。
ーーBORDER導入によって出張手配業務負担が軽減されたか教えてください。
業務負担は従来の約1/3～1/4に削減された印象です。以前は手配完了まで数日かかっていましたが、BORDERでは最短30分程度で完結するケースもあり、大幅な効率化を実現しています。手配工数にかかる時間のストレス軽減は非常に大きいです。オペレーターとのチャットのやり取りは経緯が分かりやすいため、お互い細かく入力せずとも意思疎通できることは助かっています。
ーーチャットで手配依頼とご自身で検索予約の使い分けはどのようにされていますか？
手配者によって異なりますが、ベトナムのように直行便があるルートは自身で検索予約を利用しています。一方で、乗り継ぎや細かな条件が必要なカンボジア等については、チャットで相談しています。手配の難易度に応じて使い分けています。
ーー今後BORDERへ改善や期待するところがあれば教えてください。
海外出張手配において今までは旅行代理店にパスポートコピーを提出し、名前などの入力をお任せしていましたが、BORDERの「自身で検索予約」では利便性の反面、自己責任による名前のタイプミスが一番怖いなとプレッシャーを感じています。画像読み取りなどによる自動入力機能があると、より安心して利用できると感じています。
ーー最後にBORDERを導入してみての感想と今後の展望について教えてください。
「スピーディー」という点は、手配を担当しているメンバーから特に高く評価されています。今後は出張者本人による手配へと運用を広げることでさらなる効率化に繋げていきたいと考えています。
| 会社名 | 株式会社Kitahara Medical Strategies International |
| 事業内容 | 「医療を総合生活産業として再設計」する事業開発・運営 |
| 住所 | 東京都八王子市大和田町四丁目1番18号 北原RDビル3F |
| URL | https://kitaharamsi.com/ |
※本内容はインタビュー当時(2025/12/2)のものです。
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ボーダー株式会社
出張管理ツール「BORDER」を運営するボーダー株式会社のコラムチームです。BORDERコラムでは、実務の一次情報に基づく独自性の高いコンテンツと読者が具体的なアクションに繋げられる実用的な情報を発信しています。累計導入者数に基づく手配・管理ノウハウを通じ、出張業務のガバナンス強化と効率化を支援します。
