スーパーフード「ケール」のパワーを凝縮した青汁や、日常の動作に重要なひざをサポートするコラーゲン健康食品、自分が愛せる肌へと導くスキンケア製品の企画・開発と販売を行うキューサイ株式会社。年齢を重ねることを肯定的に捉え、心身ともに健康で、前向きに人生を歩める社会の実現を目指す「ウェルエイジングカンパニー」です。今回は、人事・総務部に所属する青山様と安藤様に、出張手配・管理の状況を伺いました。
もくじ
ーー担当されている業務について教えてください。
人事・総務部に所属しています。出張管理、備品管理、社用車点検、社内活動支援設備・資産管理など多岐にわたりますが、その中でも、社内業務の効率化・DX化に注力し、取り組んでいます。
ーーシステム導入検討時に感じていた、出張に関する課題と検討のきっかけを教えてください。
出張管理システムを導入する前は、各航空会社のサイトから料金を比較して、出張者が各自で予約していました。条件に適うフライト便を調べるだけでも時間と工数がかかって大変でした。加えて、社内における費用削減の取り組みの一つとして、出張費の削減も課題の一つでした。社員に費用の抑制を呼びかけたいものの、出張手配業務が効率化していない環境下で、各サイトで価格を比較して最安値を選択するように促すのは、余分な手間をかけていることもあり、総務部門としては大変心苦しい状況でした。
また、管理側も、出張者ごとに利用するサイトが様々であるため手配状況を逐一把握できず、出張者の費用分析も難しい状態でした。出張情報を一元管理できるようなプラットフォームを利用して、費用最適化と業務効率化を図っていこうというところで、旅行会社の提供するサービスやクラウド型のシステムを探し始めたのがきっかけです。
ーーいくつかあった候補の内BORDERを選んだ理由を教えてください。
導入するシステムの選出は、時間をかけて精査しました。旅行会社型のものや、クラウド型の出張管理システムを複数ピックアップし、ネットサーチや打ち合わせなどを通じて、自社に合うサービスを精査し、候補を絞っていきました。検討を重ね、最終的にBORDERを採用することになったのは、システムの使いやすさと提供いただくフライト単価の安さがあげられます、またフライトを手配する際の手数料も妥当であり、この3つの要素が決め手となりました。
ーーBORDER導入後、社内への展開はどのように進められましたか？
BORDER導入後は、いきなり全社展開せず、パイロット利用でスモールスタートから始めました。出張が多い営業部に協力をお願いして、手配のスピード感や不明点などを含めた使用感をヒアリングしながら利用を開始しました 。出張者からの声をもとに、社内FAQを充実させて、社内マニュアルや出張者用の学習動画を作成し、全社展開の準備をしました。そのおかげで、大きな混乱もなく全社展開後もスムーズに運用でき、管理側もスモールスタートのやり方はよかったという印象で、協力いただいた部門には感謝しています。
ーーBORDERをご利用いただき、出張者の業務の変化はありましたか？
フライト便を予約する際には、BORDER一つで各航空会社の価格比較ができるため、時間の短縮と作業工数の削減ができました。また、「チャットで手配依頼」を利用すると、オペレーターが複数の便を提案してくれるので、出張者に対してコスト意識を高めることができ、より安い航空券を選択する社員が増えました。弊社の出張は、福岡-東京の出張が7～8割を占めていて、月平均35件ほどの出張がありますが、フライト便の単価が約3,000円削減し、価格の抑制効果につながったことがとても良かったです。
ーーBORDERをご利用いただき、管理面で業務に変化はありましたか？
出張情報の一元管理ができました。導入前は、各サイトからの予約であったため、手配状況が把握しにくい部分がありました。また、費用面に関しても、前年同月比で合計値を出していましたが、1件ずつ予約の詳細を追わないといけなく作業に時間を費やしていました。導入後は、出張のほとんどの予約はBORDER経由で行っているため、手配状況の把握のみならず費用分析もほぼBORDERで完結するため、大幅に作業が軽減されました。
ーーその他、お役に立てた点はございますか？
最近、海外出張も少しずつ増えてきました。海外出張は、出張者とは別の社員が代理で手配していますが、「チャットで手配依頼」は、簡単に依頼できるので、出張手配が楽になりました。今までは、代理で手配する社員が、旅行会社に見積もりを依頼して手配していましたが、担当社員に出張先の土地感がない場合は、提示された宿泊場所を1つ選ぶにしても、プレッシャーを与えていました。反面、BORDERはオペレーターにチャットで何でも気軽に相談できるので安心感があり、かつ時間も工数も削減できるので、本当に助かっています。
ーーこれからのBORDERにどのようなことを期待しますか？
既に、BORDERの導入で様々な面で課題を解決していて大変助かっています。今後出張申請の機能の活用も検討していきたいと思っていますので、財務システムとの連携ができると、出張者や経理面の業務が軽減されると思います。
今後BORDERと他社システムとの連携が強化されていくことで、さらにスムーズな出張手配や精算の一連の業務に繋がると思います。今後のBORDERの進化に期待しています。
| 会社名 | キューサイ株式会社 |
| 事業内容 | ウェルエイジング商品の開発・販売 |
| 住所 | 福岡県福岡市中央区薬院1-1-1 |
| URL | https://corporate.kyusai.co.jp/ |
※本内容はインタビュー当時(2025/5/01)のものです。
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