BORDERには出張申請機能がございます。本ページでは出張申請の設定方法をご紹介します。
もくじ
出張申請の設定では社内の運用に合わせて細かい設定が可能です。以下の手順に沿ってご設定をお願いいたします。
▼手順
・画面左のメニューバー「出張申請の設定」をクリック
・社内運用に合わせて各種項目を選択
・「更新する」をクリック
| 出張申請機能 （※デフォルト：有効） |
出張申請機能を利用するか否かの設定です。無効にすると、画面左のメニューバーから出張申請機能の反映が削除されます。 |
| 承認期限の設定 （※デフォルト：60分） |
出張申請で承認期限を入力する際に、初期表示を見積書の発注期限の「15~90分前」に設定することができます。 これにより、出張申請の承認期限を見積書の発注期限よりも後に設定することを抑制できます。 |
| 承認方法 | 出張申請時に利用する承認方法をあらかじめ設定することができます。 「承認フロー」もしくは「承認者」を選択ください。 ※承認フローの作成は以下を参照ください。 |
| 事前承認の必須化 （※デフォルト：無効） |
見積書の発注にあたり、事前承認を必須にするか否かの設定です。有効にすると、出張申請の承認を得えないと見積書の発注ができない仕様となります。 |
| 事前承認の対象手配物の選択 （※デフォルト：グレーアウト） |
事前承認の対象手配物を規程に合わせて選択が可能です。 |
| 対象手配物が規程外時の承認有無（※デフォルト：グレーアウト） |
対象手配物が規程外となる場合のみ承認必須としたい場合は、「有効にする」にチェックをお入れください。 |
| 承認済手配物の変更・取消 （※デフォルト：グレーアウト） |
承認済の手配物の変更や取消において、再承認を必須にするか否かの設定です。「別途承認を必要とする」を選択すると、変更・取消が生じた際に出張申請が必要となります。 |
BORDERの出張申請を利用する際の設定は、大きく以下の3パターンがあります。社内フローに合わせてご設定ください。
| 出張申請機能 | 有効 |
| 事前承認の必須化 | 無効 |
▼事例
・出張申請の承認を経てからBORDER上で手配を進めたい場合
・承認者の都合上、【パターン2・3】で設定しまうと、承認ができず発注に進めないケースがある場合
| 出張申請機能 | 有効 |
| 事前承認の必須化 | 有効 |
| 対象手配物を発注後、変更・取消をする場合 | 承認を不要とする |
▼事例
・見積書の発注前に必ず手配内容と料金を確認したい場合
| 出張申請機能 | 有効 |
| 事前承認の必須化 | 有効 |
| 対象手配物を発注後、変更・取消をする場合 | 有効 |
▼事例
・発注済みの手配物に変更・取消が生じた際も手配内容と料金を確認したい場合
ワークフローを設定した後、承認者を一次承認、二次承認と多段階にしたい場合は、以下を参照ください。
ご自身で検索予約におけるホテル予約は「即時予約」となるため、予約完了と同時に「発注済み見積書」が発行されます。社内規定で「発注済み見積書による出張申請」が必要な企業様向けに、未申請のホテル予約がある場合、指定のメールアドレスへ自動通知する機能を設定いただけます。
指定のメールアドレスを管理者様など管理部門のメールアドレスを設定すると、申請漏れや不正利用などの抑止効果が期待されますので、ぜひご活用くださいませ。
▼手順
・画面左のメニューバー「出張申請の設定」をクリック
・「ご自身で検索予約 ホテルの出張申請通知設定」をクリック
・「ホテルの出張申請通知機能を有効にする」にチェックを入れる
・通知受取先メールアドレスを入力し、「更新する」をクリック
ホテルの出張申請通知機能を有効にすると、「ご自身で検索予約」にてホテルを予約した後、24時間以内に出張申請を行っていないホテルがある場合に、指定のメールアドレスに対象となる見積書（ホテル）が通知されます。
出張申請と承認の流れは以下を参照ください。
【出張申請】出張申請の作成・編集・取下げ（動画つき）
【出張申請】出張申請を承認する
ボーダー株式会社
出張管理ツール「BORDER」を運営するボーダー株式会社のコラムチームです。BORDERコラムでは、実務の一次情報に基づく独自性の高いコンテンツと読者が具体的なアクションに繋げられる実用的な情報を発信しています。累計導入者数に基づく手配・管理ノウハウを通じ、出張業務のガバナンス強化と効率化を支援します。
