出張中の移動費・宿泊費・食事代の勘定科目は？出張費の勘定科目や課税処理を解説

出張費は、間接費（販管費）の中ではかなりのウェイトを占めますが、使い方によって節税効果をもたらすことができ、出張者と会社の双方にとって重要な経費です。

本記事では、出張費の対象範囲や、一般的な旅費交通費と交通費の違いなど、出張費に関する基礎的な知識について解説します。

出張費に含まれるもの

出張経費とは、会社の従業員や役員が、業務の一環として遠隔地に赴く際に必要となる費用のことです。

出張費に含まれる費用は、通常、下記の費用が該当します。

出張に伴う交通費

出張の最たる費用が新幹線や飛行機での移動に伴う交通費です。また、出張先でのレンタカー費用やガソリン代、駐車場代なども交通費に含まれます。

出張に伴う宿泊費

国内出張においては、日帰り出張と宿泊出張がありますが、後者の場合、出張先近くのホテルや旅館等に宿泊することになります。これらの費用は、企業から従業員に宿泊費として支払われるため、出張費に含めることが可能です。なお、宿泊費は役職や出張エリアに応じて定額となっているケースもあります。

一般的には国内では日当に含め、海外では実費精算というケースが多いのではないでしょうか。

出張先での食事代・接待費

出張先で、取引先と食事した場合、その食事代を交際費用として支給する場合は出張費に含むことができます。食事代は、金額や内容により、会議費となるか、交際費となるかが異なるため、事前に所属先企業の規程を確認しましょう。

出張手当（日当）

前述の食事代とは異なり、ご自身が出張先でランチを食べた場合の費用などは出張手当として賄われることが多いです。また、ご自身での食事代のほか、現地での通信費やコピー代などの雑費は出張手当（日当）として扱われることが多く、これらの費用も出張費に含まれます。

食事代について整理すると、取引先との食事など営業との関連性が高いものは出張経費として申請ができるのに対し、ホテルでの朝食や移動中のランチなどについては出張手当（日当）の範囲内となるケースが多いです。ただし、出張手当に関して、出張旅費規程として整備されていない場合は、出張費に含むことができないので注意が必要です。

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旅費交通費と交通費の違い

旅費交通費は、「旅費」と「交通費」から構成される勘定科目であり、遠隔地に行くために必要な新幹線、飛行機などの交通手段に要する「交通費」と、出張で遠隔地へ行った時の宿泊費や日当などの「旅費」が含まれます。

一方、交通費は、自宅から会社までの通勤費用や近隣（100km以内など）の取引先へ行く場合の移動にかかった費用を指します。具体的な費用としては、通勤用の定期代や電車賃、バス代、タクシー代、駐車場代などが該当します。

出張費の勘定科目を整理

先ほど、出張費を、出張に伴う交通費、宿泊費、食事代・接待代、出張手当の4つに分けましたが、それらの費用の勘定科目は何になるのでしょうか。ここでは主要な経費の勘定科目を解説します。

新幹線代の勘定科目

新幹線は旅費交通費として仕訳します。

例：出張のために新幹線代を30,000円を現金で支払った。

借方	金額	貸方	金額
旅費交通費	30,000円	現金	30,000円

飛行機代の勘定科目

飛行機代も新幹線代と同様に旅費交通費として仕訳します。

出張費は、基本的には勘定科目「旅費交通費」として処理し、取引先との会食が発生した場合は、「交際費」として処理すると考えればよいでしょう。

例：出張のために飛行機代を40,000円を現金で支払った。

借方	金額	貸方	金額
旅費交通費	40,000円	現金	40,000円

出張先でのレンタカーの勘定科目

出張先でレンタカーを利用する場合は、旅費交通費として仕訳します。

例：出張先でレンタカーを借り、25,000円を現金で支払った。

借方	金額	貸方	金額
旅費交通費	25,000円	現金	25,000円

ホテル代の勘定科目

出張先での宿泊施設の費用についても旅費交通費として仕訳するのが一般的です。

例：出張先の宿泊施設をオンライン予約サイトで予約し、ホテル代25,000円を出張者自身で立て替えた。

借方	金額	貸方	金額
旅費交通費	25,000円	普通預金	25,000円

出張中の食事代の勘定科目

出張中のランチなど、自分で食べた昼食については、日当の範囲内に含まれることが多いので、経費精算対象外とすることが一般的です。

出張先での会食の勘定科目

出張先でお客様と会食となった場合は、金額によって仕訳方法が異なります。一般的には、金額が一人当たり一万円を超える場合は交際費、金額が一人当たり一万円以内の場合は会議費として仕訳します。

例：出張先のお客様と会食し、出張者自身が支払った。会食費用は一人当たり12,000円だった。

借方	金額	貸方	金額
交際費	12,000円	普通預金	12,000円

例：出張先のお客様と会食し、出張者自身が支払った。会食費用は一人当たり5,000円だった。

借方	金額	貸方	金額
会議費	5,000円	普通預金	5,000円

出張中のコピー代の勘定科目

出張中で急遽資料を用意するために印刷を行った場合などの費用は日当の範囲内に含まれることが多いので、経費精算対象外とすることが一般的です。

出張先へのお土産代の勘定科目

出張で訪問先のお客様にお土産を用意する場合は、交際費として仕訳します。

例：出張にあたりお客様用にお土産を購入した。購入費用は出張者自身が支払った。お土産に要する費用は5,000円だった。

借方	金額	貸方	金額
交際費	5,000円	普通預金	5,000円

まとめると、出張費は、基本的には勘定科目「旅費交通費」として処理し、取引先との会食が発生した場合は、「交際費」として処理すると考えればよいでしょう。

経費の内容	出張費の区分	勘定科目
新幹線・飛行機の交通費用	出張に伴う交通費	旅費交通費
出張先でのレンタカー費用	出張に伴う交通費	旅費交通費
ホテルの宿泊費用	宿泊費	旅費交通費
訪問先へのお土産	食事代・接待代	交際費
取引先との会食	食事代・接待代	交際費
タクシー・送迎	出張に伴う交通費	旅費交通費
出張者の昼食	出張手当	旅費交通費
現地でのコピー代	出張手当	旅費交通費

出張費は課税？非課税？

新幹線の移動費用や宿泊費用は旅費交通費として仕訳されます。これらの費用は実費弁償と考えられるため、通常の経費と同じように損金算入することができ、非課税です。同様に、出張手当は、本来会社が支払うべき費用を従業員が立て替えたと扱われ、課税されることは法律上適さないと判断されています。

一方、取引先との会食やお土産については、交際費として仕訳されることが多く、課税対象となります。

まとめると、交際費に関しては課税対象であり、その他の費用は非課税と整理できます。

参考：非課税とされる旅費の範囲｜国税庁

出張費を非課税にするために整備すべきこと

出張経費の中で旅費交通費と仕訳される費用は非課税になりますが、非課税とするためには所定の手続きが必要です。ここでは、出張費を非課税として処理するための注意点をお伝えします。

出張旅費規程を整備し、規程内に明記する

出張費用は、出張旅費規程に定義し、支給手続きを含めて記載することで、出張費として非課税処理することが可能です。

出張手当も同様に、出張旅費規程に整備しなければ、出張時の日当として認められません。また、出張手当を高額にしすぎると、非課税として認められないので注意が必要です。

出張報告の徹底

出張経費については、税務署によるチェックが入る場合があります。そういった場合、出張者に出張精算書や出張報告書を作成しておくことで、出張の正当性を主張することが可能です。出張が多い企業ほど、チェックが入る可能性が高いので気を付けましょう。

出張報告について知りたい方はこちらをご覧ください。

出張報告書を効率的に作成する方法。記載サンプルあり。

この記事では、出張経費の対象範囲や租税に関する解説を行いました。出張旅費規程を整備し、適正に運用することで、出張費の削減が期待できます。自社における出張業務を確立していきましょう。

出張管理システムを活用すれば会計時の仕訳も簡単に

出張管理システムでは、手配した航空券や宿泊施設、手配手数料について課税・不課税が分類された状態で表示されます。また、システムによってはそれらのデータをエクセル形式等でダウンロードすることが可能です。ダウンロードしたエクセル形式を会計ソフト用に項目を入れ替えれば、会計システムにインポートすることができ、作業効率は格段にあがるでしょう。

出張管理システムについてもっと知りたい方はこちらをご覧ください。

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