出張時の新幹線手配まとめ：お得な新幹線のチケットや旅行会社への依頼方法

国内出張には欠かせない新幹線予約を出張者の皆様はどのように行っているのでしょうか？いつもの予約方法ではなく、他の方法のほうが出張者によってはよりお得で、使い勝手も良いかもしれません。そこで本記事ではJR各社が提供している乗車券の種類や予約方法について解説します。

新幹線の主な乗車券の種類

出張での利用が想定される主な新幹線の乗車券の種類は次の通りです。多くの方は指定席特急券やインターネット専用切符をご利用ではないでしょうか。また会社によってはJRと法人契約し、法人専用切符を活用されている場合もあるかもしれません。

指定席特急券

指定席特急券はその文字通り乗車する新幹線の座席を事前に予約するものであり、乗車券と合わせて利用しますが、個別に購入する場合とセットで購入する場合があります。その文字通り乗車する新幹線の座席を事前に予約するものです。乗り遅れた場合も当日に限り、後続列車の自由席に乗車することが可能です。

なお、グリーン車を利用する場合は、全席指定なので指定席券の購入が必要になります。

また、JR株主優待券を利用することで割安で乗車することも可能です。株主でない場合も金券ショップ等で株主優待券を購入し、みどりの窓口で優待割引を利用することが可能です。

自由席特急券

自由席特急券は、指定席車両には乗車することはできません。そのため自由席車両が満席の場合は、空席が出るまで立った状態で乗車するか、後続列車を待つことになります。価格は指定席特急券よりも若干安い設定になっています。

インターネット専用切符

インターネット予約限定でお得に購入できる切符です。利用区間や時期、販売期間や変更取消のルールについて通常の切符よりも制限が付くことが多いのですが、その分お安くなっています。自宅で予約できる点も利点といえるでしょう。

法人専用切符

JR各社と企業が直接契約することで利用が可能な割引料金です。

企業専用ページが用意されるので、その専用ページから予約を行います。会社請求になるため、出張者は立替精算がなくなり、手続き負担が減る点がメリットと言えるでしょう。

パッケージプラン

新幹線の券種ではありませんが、新幹線とホテルがセットになったお得なパッケージプランもあります。ホテル予約が必須であったり、片道利用や便の変更ができないといった制約はあるものの、そうした点に問題がなければ出張手配の選択肢のひとつとして有りでしょう。

ただし、新幹線やホテルの個別手配とは違い、キャンセル料の発生日が早かったり、総額の○%がキャンセル料として発生する点は注意しましょう。

新幹線出張パックで出張費用を削減。新幹線パックの上手な活用方法をご紹介。

新幹線の予約方法

新幹線の乗車券のタイプがいくつかあることは分かりましたが、これらはどのように手配することが出来るのでしょうか。新幹線の予約方法は様々ありますが、主なものを紹介します。

みどりの窓口や券売機で購入する

駅の窓口や券売機で乗車券と指定席券を購入します。最近ではインターネット予約の増加に伴い、窓口が減少しています。混雑する時間帯は、長蛇の列に並ぶことになるので時間の制約のある出張時の利用に適しているとは言えないでしょう。

JR各社のウェブサイトで購入する

個人で購入する場合

参考：えきねっと

個人名義でインターネット会員登録をして、本人名義のクレジットカードで決済します。会社貸与の携帯電話とコーポレートカードがない場合は、プライベートの携帯電話番号やクレジットカード情報の登録が必要になるため、立替精算が発生します。

支払面での課題はありますがは手間がかかりますが、インターネット予約の利便性は高く、乗車の際もICカードやアプリ等でチケットレス乗車も可能です。

法人契約をして購入する場合

企業がJR各社と法人契約を結び、新幹線を手配します。法人契約には契約条件が課せらるため、年間の利用額やクレジットカードの年会費等をクリアできるかを事前に確認しなければなりません。

出張者にとっては、立替精算もなくカードでのチケットレス乗車が可能になるため効率化や満足度の向上を見込めるでしょう。

JR東海の法人サービスを利用したい！利用手順やプランを解説します。

参考：法人で入会をご検討の方へ ｜ ＪＲ東海エクスプレス・カード、e5489コーポレートサービスへの入会をご検討の法人様

旅行会社で購入する

個人で購入する場合

旅行代理店の店頭やウェブサイトで予約します。旅行会社では安く手配できると考えがちですが、新幹線のみの手配の場合は、定価に加えて取扱手数料や郵送料が発生することもあり、割高になります。ただし、近年ではQRコードでの発券に対応している会社もあるので、問い合わせ時に確認するとよいでしょう。

宿泊付きのパッケージプランであれば、お得に手配出来ることもあるので他の予約方法と上手に使い分けるといいでしょう。

法人契約をして購入する場合

旅行代理店と法人契約を結び、メールや電話で依頼して予約します。チケットの発券や郵送にかかる日数、各種手数料の発生や営業時間の制約は避けられません。出張管理においても、出張毎の精算が必要な場合やメール、書面の管理が必要なため、出張者の立替は発生しないものの、業務効率は落ちるでしょう。

出張管理システム（BTM）で購入する

出張管理システム（BTMサービス）を提供している旅行会社やDX化を展開しているクラウド系の会社と法人契約を結び、企業専用ページから予約します。

BTMとはビジネストラベルマネジメント（Buisiness Travel Management）の略称で、日本では出張予約・管理サービスを指します。

国内出張では、業務効率化を見込める出張管理システム（BTMサービス）の利用がここ数年で一気に伸びています。提供会社によっては、有人対応も可能になっており、各社サービスに特色があるので比較してみましょう。

出張管理システム（BTMサービス）については以下をご覧ください。

出張管理システムの基本：搭載機能や導入メリット、導入プロセスを解説します

新幹線チケットの取消・変更

出張ではお客様のご都合などにより日程を変更したり、出張が取りやめになるケースも少なくありません。取消や変更は、予約以上に複雑になりがちです。また、取消や変更のタイミングによって払い戻し手数料も変わってくるので注意しましょう。

新幹線チケットの取消・変更方法

新幹線の払い戻し（キャンセル）・変更ルールを分かりやすく解説

取消・変更方法は、予約元によって異なります。具体的には、窓口や発券機で購入した場合、JRの公式サイトで新幹線チケットを予約した場合、旅行会社や出張管理システムで予約した場合の3通りに分かれます。それぞれの取消・変更方法は以下の通りです。

窓口や発券機で購入した場合

みどりの窓口にて払戻する必要があります。

JRの公式サイトで新幹線チケットを予約した場合

チケットを取り出す前であれば、公式サイト上で取り消すことができます。

旅行会社や出張管理システムで予約した場合

契約している旅行会社や出張管理システムの運営会社に払い戻しを依頼する必要があります。

払い戻し手数料

新幹線チケットを払い戻す場合、乗車券と特急券のそれぞれの払戻手数料が発生します。乗車券については、有効期限内であれば払い戻しが可能です。一方、特急券に関しては、出発日以降は払戻料がないため注意が必要です。

新幹線の予約方法の比較

新幹線の手配方法について紹介した方法を表にまとめました。

予約方法	予約方法 みどりの窓口 券売機	JR各社ウェブ （個人）	JR各社 法人契約	旅行会社 窓口・ウェブ （個人）	旅行会社 法人契約	出張管理システム
契約者	出張者	出張者	企業	代理もしくは出張者	企業	企業
予約者	出張者	出張者	出張者	代理もしくは出張者	代理もしくは出張者	代理もしくは出張者
予約媒体	窓口 券売機	ウェブサイト	企業専用ページ	窓口 ウェブサイト	メール 電話	企業専用ページ
利用料	–	– ※一部サービスは有料	有料	発券手数料 郵送料	発券手数料 初期費用 月額利用料 郵送料	発券手数料 初期費用 月額利用料 郵送料 （QRコードの場合はなし）
精算方法	クレジットカード 現金など	クレジットカード コンビニ決済など	企業一括精算	クレジットカード 現金など	企業一括精算 都度精算	企業一括精算
管理機能	–	–	△ 新幹線のみ	–	–	○ 出張全体の管理が可能
変更・取消	窓口券売機	マイページ	企業専用ページ	旅行会社または窓口	旅行会社または窓口	クラウドBTMまたは窓口

日帰り出張が多い企業では、JR各社との法人契約が業務効率化や出張者の満足度の面からコストパフォーマンスが高いと言えるでしょう。ただし宿泊を伴う新幹線出張が多い場合はパッケージプランを利用する方がコスト削減には繋がりやすく、出張管理システム（BTM）でパッケージプランを手配出来れば、出張の一元管理も可能になるため、全体最適は取りやすいと言えます。

また、出張者による出張費用の立替を回避したい場合は、旅行会社や出張管理システム（BTM）を選択すると良いでしょう。立替精算の回避は従業員の満足度向上だけでなく、バックオフィス業務の削減につながります。

旅費削減によるコスト削減よりも飛行機や宿泊も含めた出張業務全体の効率化によるコスト削減を目指す場合は、クラウドBTMサービスの利用を検討しましょう。サービス会社によっては、初期費用や月額利用料がかからないBTMもあるので、自社が求める機能と利用料を見極めることが大切です。

まとめ

ここまで新幹線の券種や手配方法について解説しました。新幹線と言えど、券種や予約方法は様々です。予約や変更、チケットレス乗車といった利便性を優先するとJR各社のインターネット予約に勝るものはありませんが、出張は新幹線だけではなく、宿泊や飛行機の利用もあるという企業は多いのではないでしょうか。管理や申請も含めた全体効率やコスト削減を考えると、インターネット予約とクラウドBTMの併用をすることでバランスが良くなるかもしれません。

管理部門と出張者にとって、最も効率的な手配方法は何かを検討すると、最適な手配方法の選択が出来るのではないでしょうか。