宿泊を伴う出張では、経費精算の際に「領収書」の提出が欠かせません。しかし、ホテルの領収書の取得方法は、予約する方法（例：ホテルの直サイトで予約、楽天トラベル等のホテル予約サイトで予約など）や決済方法（事前決済、現地決済など）によって変わってきます。
この記事では、ホテルの領収書について発行方法、宛名の記載方法、紛失時の対応、インボイスへの対応について解説します。
ホテルの領収書の発行方法は、予約する方法や決済方法によって異なります。ここでは予約方法ごとに領収書の発行方法を説明します。
近年は、ホテルの公式サイトの予約機能が充実しており、ホテル公式サイトで予約するケースが増えています。ホテルの公式サイトで予約した場合は、クレジットカード等による事前決済と現地決済の二通りから選択できるケースが多いです。決済方法により、ホテルの領収書の取得方法が異なるので注意が必要です。
多くのホテル公式サイトでは、公式サイト上で領収書（PDFデータ）を発行することが可能です。領収書の発行方法は、ホテルの公式サイトのお問合せページに記載されていることがあるので確認しましょう。
現地決済を選択した場合は、ホテルのフロントで領収書を取得することができます。領収書を受け取るタイミングはチェックアウト時が一般的ですが、チェックイン時に事前に伝えておくと、手続きがスムーズになります。宿泊目的や会社名などの記載事項についてもチェックイン時に伝えておきましょう。
なお、領収書を取得するタイミングによって含まれる金額が変わってくるので気を付けましょう。
| 領収書発行のタイミング | 含まれる金額 |
| チェックイン時 | 部屋代や入湯税など事前に確定していた金額 |
| チェックアウト時 | ルームサービスなど滞在中のすべての費用が含まれた金額 |
楽天トラベルやじゃらんnetなどのホテル予約サイトでは、サイト内で領収書を発行することが可能です。領収書の発行方法はサイトによって異なりますが、一般的には予約サイトのマイページにて領収書を印刷することができます。
なお、多くの予約サイトでは、領収書の宛名を自由に設定できる機能も備わっており、経費精算の際に非常に便利です。一方で、領収書の表示回数に制限を設けているサイトもあるので気を付けましょう。
立替精算における経理処理においては、個々の支払いに対して適切な領収書を提供することが求められます。しかし、複数人の出張者で宿泊し、一括で宿泊施設を予約した場合、領収書は全員分の料金が合計された金額で発行されます。
そのため、領収書の分割が必要になりますが、ホテルの領収書を分割することはホテルや予約の方法によって異なるうえ、すべての状況で可能なわけではありません。
ここではホテル領収書の分割の可否や依頼方法を説明します。
多くのホテルでは、フロントデスクで領収書を分割して発行することが可能です。領収書を分化していて欲しい場合は、チェックイン時に分割の要求を明確に伝えることが重要です。また、分割された領収書は、各個人の名前や使用したサービスの詳細が正確に反映されているかを確認する必要があります。
宿泊予約サイトで予約を行った場合、領収書の分割は通常不可能です。オンライン予約サイトでは、領収書が自動生成されるため、変更やカスタマイズはできません。そのため、一括支払いが行われると、システムは単一の取引として認識し、一つの領収書が発行されます。
このような状況では、事後の分割要求に対応するための手段が限られているため、領収書を分割することはほとんど不可能であり、領収書の分割が必要な場合、オンライン予約サイトのカスタマーサポートに連絡するか、ホテルに直接確認する必要があります。
出張には通常の業務よりも慌ただしいケースが多いので忘れ物などが発生しやすく、領収書についても取得し忘れや紛失することも多々あるでしょう。皆さんもそうした経験は少なからずあるのではないでしょうか。ここではホテルの領収書を紛失した場合の対処法について解説します。
最初に試みるべきは、領収書の再発行です。領収書再発行の可否は、予約サイトや宿泊先のポリシーにより異なります。
まずは、予約サイトのマイページに行き、領収書の再発行を試みましょう。システム上で領収書の再発行が出来ない場合は、サイトの問合せフォーム等で再発行を依頼しましょう。
ホテルに問い合わせて、領収書の再発行を依頼しましょう。ホテル事業者は民法486条により、領収書の発行を依頼された場合には領収書の発行義務がありますが、記載内容に不備がない限り再発行の義務はありません。
しかし、ホテルでは領収書に再発行であることが分かる記載をしたうえで再発行をしてくれる場合もあるため、ホテルの問い合わせフォームから再発行を依頼しましょう。
上記では領収書の再発行の方法を解説しましたが、再発行できない場合もあります。以下では、領収書が再発行できない場合の対処方法を解説します。
多くの企業では、経費精算の文書として、領収書の代わりとしてレシートを認めています。レシートには、サービスの内容や購入日、購入量、価格などが含まれています。なお、購入者の団体名はレシートに含まれていないことが多いため、経費精算にあたっては追加資料の提出が求められる場合があります。
クレジットカードの利用明細票は、カード所有者が行った取引記録であり、利用明細表には取引の日付、取引先の名前、取引金額が含まれています。ただし、売上明細には取引の詳細な内訳が含まれていないことが多く、宿泊施設の情報を取得できない場合があります。そのため、明細を領収書の代わりとして使用する際には、レシートと同様に追加資料を提供する必要があります。
ホテルの公式予約サイトやオンライン旅行予約サービスを利用した場合、宿泊施設の予約後、予約確定メールが届くことが一般的です。予約確認メールには、通常、予約の詳細、購入した商品またはサービスの説明、料金、購入日、予約者名など取引に関する重要な情報が含まれています。
ただし、予約確認メールは、予約後にキャンセルしていても取得することができるため、領収書の代わりとして認められない場合もがあるため注意が必要です。
支払証明書は、ホテルを利用した後に支払いが行われたことを証明する書類です。支払証明書には、サービスの説明、支払金額、支払い日など、重要な情報をすべて含むことが一般的です。一方、支払証明書は発行手続きが複雑であり、発行までに時間がかかる点に気を付けましょう。
宿泊証明書は、ホテルでの滞在を証明する書類です。宿泊証明書は、宿泊者名、チェックイン・チェックアウト日、部屋の種類、利用した追加サービスとその料金が含まれています。宿泊証明書は、宿泊施設にリクエストすることで発行してもらうケースが一般的です。
2023年10月からインボイス制度が導入されましたが、条件を満たした領収書やレシートなら適格簡易請求書として取り扱うことが可能です。適格簡易請求書を発行できるのは、ホテル事業者など不特定多数の者に対して販売などを行う業者のみです。領収書のフォーマットにも要件があり、要件を満たしていない場合は、取引価格が税込3万円未満の場合でも、適格請求書がなければ仕入税額控除が受けられなくなるので、注意しましょう。
インボイス制度における出張旅費特の適用範囲や具体的な経理手続きを解説
出張において、個々人で予約・決済し、出張後に経費精算する場合、新幹線や航空券、宿泊施設の領収書を取得し、提出する必要があります。出張者にとっては管理が大変であり、また、経理担当者にとっては、領収書の記載内容が正しいかといった多くの確認作業が発生します。
そこでおすすめなのが、出張管理システム（BTM）の導入です。出張管理システムでは、システム上で新幹線やホテル、レンタカーなどを一括で予約することが可能であり、システム経由で予約した旅行費用は、会社に請求されるため、各出張者が個々に立替精算する必要がなくなります。また、経理部門にとっても証憑の確認などが不要になるため業務効率の向上が期待できます。
この記事では、ホテルの領収書の取り扱いについて解説しました。ホテルの領収書の発行方法や分割方法、また紛失時の対応方法などについて詳細を記述しました。領収書を紛失した場合などは、本コラムを参考に慌てずにご対応ください。
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